Un raport de excepție este un tip de raport rezumat care identifică orice evenimente care sunt în afara domeniului de aplicare a ceea ce este considerat un interval normal. Rapoartele de acest fel sunt folosite într-o serie de setări, inclusiv procesul de reconciliere a stocurilor, investigarea managementului de proiect și chiar evaluările angajaților. Scopul raportului este de a identifica orice factori care nu sunt considerați a fi în parametri acceptabili, făcând posibilă luarea de acțiuni care ajută la minimizarea sau eliminarea excepțiilor și la creșterea eficienței generale.
În ceea ce privește reconcilierea stocurilor, raportul de excepție este adesea esențial pentru sarcina de a identifica diferențele dintre un inventar fizic și inventarul care este prezentat în bazele de date de inventar. De-a lungul timpului, erorile se pot strecura în aproape orice tip de inventar, ceea ce face necesară efectuarea de ajustări care reflectă cantitatea reală de bunuri la îndemână. Acest lucru nu numai că face mai ușoară ajustarea comenzii de articole noi, astfel încât o cantitate adecvată de provizii să fie păstrată la îndemână, dar face și posibilă menținerea exactă a inventarului pentru evaluarea taxelor.
De exemplu, multe fabrici de producție mențin ceea ce este cunoscut sub numele de magazin al companiei, care este responsabil pentru eliberarea pieselor și a altor componente necesare funcționării mașinilor de la etajul fabricii. Managerii acelui magazin desfășoară de obicei ceea ce este cunoscut sub numele de numărătoare de cicluri, inventariind fizic totul, de la cel mai mic șurub până la componentele de motor scumpe care sunt utilizate pentru întreținerea și repararea echipamentului de producție. Când se constată că numărul de unități afișate în baza de date de inventar nu se potrivește cu acest număr fizic, se face o înregistrare pe un raport de excepție. Acest lucru face posibilă revenirea și determinarea dacă o livrare primită a acelei piese nu a fost adăugată în baza de date sau dacă unele plăți din inventarul fizic nu au fost înregistrate corect. În unele cazuri, raportul de excepție poate, de asemenea, să pună în evidență furtul de bunuri, determinând măsuri de securitate sporite care ajută la minimizarea pierderilor pentru companie.
Pe lângă faptul că ajută la reconcilierea diferitelor tipuri de inventare, un raport de excepție poate fi de asemenea util în sarcina managementului de proiect. În acest scenariu, raportul evidențiază sarcinile în așteptare care sunt încă nerezolvate, chiar dacă data de finalizare proiectată pentru respectiva sarcină a depășit. Prin menționarea excepției, este posibil să se reînnoiască programul de sarcini pentru proiect pentru a compensa discrepanța și a relua proiectul.
Chiar și în domeniul evaluărilor angajaților, un raport de excepție poate fi util. Aici, ideea este de a identifica orice evenimente legate de angajat care se încadrează în sfera așteptărilor de bază asociate cu postul de muncă. Excepțiile se pot referi la eșecuri de performanță sau la performanțe care depășesc și dincolo de poziția obișnuită. De exemplu, detaliul raportului de excepție poate indica faptul că angajatul are nevoie de pregătire suplimentară în anumite domenii sau poate identifica situații în care angajatul a putut să-și asume sarcini suplimentare în timp ce un coleg era bolnav, ajutând efectiv ca operațiunea de afaceri să continue cu puțin nicio modificare a productivității. În funcție de natura problemelor documentate în raportul de excepție, angajatul poate fi recomandat pentru formare de remediere sau i se poate prezenta o laudă pentru furnizarea de servicii suplimentare unui angajator, în timp ce își gestionează în mod eficient sarcinile atribuite.