Un registru este o carte sau un fișier de calculator folosit pentru a introduce înregistrările contabile. De obicei, listează debitele și creditele asociate cu entitatea pentru care sunt înregistrate tranzacțiile. Registrele erau în mod tradițional pe hârtie și adesea intrate în cărți legate. Odată cu începutul erei computerelor, versiunile electronice au devenit mai comune.
Există trei tipuri comune de registru: registru general, registru de cumpărare și registru de vânzări. Adesea toate cele trei sunt folosite împreună. Registrul general este cel mai elaborat, în timp ce registrele de cumpărare și vânzări înregistrează tranzacțiile doar ale creditorilor și, respectiv, clienților.
Registrul general este de obicei organizat de cele cinci tipuri diferite de conturi: active, pasive, venituri, cheltuieli și capitaluri proprii. Unele registre generale vor arăta, de asemenea, câștiguri și pierderi. Folosește un stil de intrare cunoscut sub numele de contabilitate în partidă dublă. Aceasta înseamnă că, dacă ceva este luat dintr-un cont, atunci trebuie adăugat la altul. Formatul standard este ca intrările de debit să apară într-o coloană în partea stângă și creditele în dreapta.
Un registru de achiziții urmărește toate sumele care sunt plătite și datorate unui furnizor de credit. Aceasta poate fi o carte cu mai multe categorii sau o serie de cărți astfel încât să existe câte una pentru fiecare furnizor. Intrările obișnuite includ informații din facturi și note de credit. Suma datorată furnizorului este soldul, cunoscut și sub denumirea de conturi sau datorii comerciale.
Registrul de vânzări urmărește conturile clientului de credit sau debitorului. Această înregistrare este denumită frecvent conturi sau creanțe comerciale. Soldul acestui cont este suma datorată de la clienții de credit. Aceste tipuri de tranzacții sunt înregistrate ca active. Registrele de vânzări sunt frecvent utilizate pentru a determina cât este datorat de clienți la sfârșitul lunii sau pentru a crea rapoarte de vânzări.
Registrele contabile servesc de obicei ca o înregistrare permanentă pentru toate tranzacțiile financiare ale unei entități. Acestea sunt adesea folosite pentru generarea situațiilor financiare în fiecare perioadă de raportare. Aceste înregistrări pot fi utile și pentru cercetarea problemelor anterioare. A avea registre contabile precise nu este numai cel mai bun pentru bunăstarea entității, ci și o necesitate legală.
Registrele informatice vin în diferite formate, în funcție de nevoile entității. Operațiunile mici și simple pot folosi adesea foi de calcul pentru a urmări conturile. Organizațiile mai mari vor folosi adesea software de contabilitate. Acesta poate fi un produs de masă, un program personalizat sau un software dezvoltat special pentru companie.