Un registru contabil este o înregistrare completă a tuturor conturilor utilizate în evidența afacerilor sau a finanțelor personale. De obicei, oamenii numesc registrul de contabilitate un registru general, iar un contabil sau contabil îl utilizează împreună cu un jurnal de contabilitate. Jurnalul este o înregistrare zilnică a tranzacțiilor financiare, iar registrul general diferă deoarece un contabil înregistrează tranzacțiile după numele de cont. De obicei, un registru general are cinci clasificări: active, cheltuieli, pasive, capitaluri proprii și venituri.
În general, aspectul paginii pentru jurnal și registru sunt diferite. Cel mai comun registru general este un design cu patru coloane care are coloane pentru tranzacțiile de debit și credit și soldul curent debitor sau credit. Alte coloane înregistrează data înregistrării, referința de înregistrare care se coordonează cu înregistrarea jurnalului și o descriere a articolului sau tranzacției. Referința postării sau Postare. Ref., este numărul paginii jurnalului în care a fost postată înregistrarea și este importantă pentru verificarea încrucișată a intrărilor.
Unul dintre avantajele registrului contabil este că oferă contabilului un instantaneu al situației financiare. Spre deosebire de jurnal, un registru menține un echilibru de funcționare. Un proprietar de afaceri poate vizualiza tranzacțiile pentru o anumită categorie fără a căuta prin intrările jurnalului. De exemplu, dacă o persoană dorea să vadă câți clienți aveau facturi restante la compania sa, el sau ea ar verifica Conturi de creanțe la rubrica Active din registru.
Înregistrarea este procedura de copiere a datelor, a descrierii și a sumelor monetare în registru din jurnal. De obicei, un contabil folosește referința de înregistrare a unei înregistrări de jurnal ca o indicație că a postat o înregistrare de jurnal în registrul general. De exemplu, dacă o persoană ia o pauză de cafea în timp ce postează înregistrările jurnalului în registrul contabil, el sau ea poate găsi cu ușurință ceea ce a fost finalizat comparând referințele de postare. Dacă este făcut corect, intrările completate vor avea intrări de postare. Intrările incomplete nu vor avea un număr de referință de postare.
Alte notații importante din registrul contabil includ indicarea dacă un cont este închis și dacă alte situații se aplică contului. Uneori, un contabil indică erori în contabilitate scriind ajustări sau corectări în registru. Când soldul este transferat pe o altă pagină, contabilul scrie soldul pe pagină. Aceste notații sunt importante pentru integritatea procesului.