Un secretar executiv este o persoană care lucrează ca asistent administrativ pentru un director executiv. Aceasta nu este, în general, o poziție de secretariat la nivel de intrare. De obicei, acest loc de muncă va necesita mulți ani de experiență ca secretar pentru funcționari predominant de rang înalt. Atribuțiile postului unui secretar executiv se pot extinde pe cele ale unui secretar tradițional. Deși experiența poate fi un factor care contribuie, unii angajatori pot solicita o educație universitară pentru a obține această poziție.
Absolvirea liceului este de obicei cea mai mică cantitate de educație acceptabilă pentru a lucra ca secretar executiv. În timpul liceului, este posibil ca individul să fi excelat în afaceri și cursuri legate de computer. Deoarece domeniul pentru secretarii executivi poate fi competitiv, obținerea unei diplome de facultate poate oferi unui individ un avantaj pentru a-și asigura un loc de muncă. Unele persoane pot alege să urmeze o diplomă de asociat de doi ani, în timp ce altele pot opta pentru o diplomă de licență de patru ani. Mulți oameni care caută această poziție ca carieră se pot înscrie la un program legat de afaceri, cum ar fi administrarea afacerilor, managementul afacerilor sau administrarea biroului.
În cele mai multe cazuri, secretarul executiv este mâna dreaptă a unui director de rang înalt într-o afacere sau o unitate. Secretara este destul de des forța motrice din culise, asigurându-se că afacerea funcționează fără probleme în fiecare zi. Există multe sarcini îndeplinite de un asistent executiv în această poziție. Unele dintre cele mai comune îndatoriri ale acestui tip de secretar pot include tastarea scrisorilor în numele șefului său, realizarea de formulare, compilarea foilor de calcul și preluarea mesajelor. În plus, secretarul poate oferi suport administrativ altor directori din departament.
Uneori, un secretar executiv se poate găsi în interiorul unei săli de consiliu făcând mai mult decât să-și ia minute. Secretarul poate fi nevoit să participe la o întâlnire în absența șefului său și să-l reprezinte. În timp ce secretarul poate doar să asculte întâlnirea și să ia notițe pentru a le transmite șefului, unii ar putea fi nevoiți să joace un rol activ, cum ar fi susținerea unui discurs sau prezentarea. Din acest motiv, mulți șefi petrec mult timp antrenându-și secretara pentru a se asigura că persoana poate prelua o poziție de conducere dacă este necesar în absența lor.
Spre deosebire de majoritatea secretarilor tradiționali, un secretar executiv poate petrece timp corelând activități pentru executiv în afara biroului. Unele secretare vor fi responsabile cu aranjamentele de călătorie pentru șeful lor. Aceasta poate include programarea zborurilor, efectuarea aranjamentelor hoteliere și programarea serviciului auto. Adesea, secretarul poate oferi asistență executivului în probleme legate de viața personală a acestuia. De exemplu, secretarul poate programa întâlniri la doctor, poate face aranjamente pentru cină și poate coordona întâlniri în afara biroului pentru executiv.