Multe organizații publice, private și guvernamentale au afaceri care interesează mass-media și publicul. Poate fi benefic pentru acele organizații să se asigure că au linii bune de comunicare cu aceste grupuri. Acest lucru poate fi adevărat indiferent dacă oferă informații în mod voluntar sau dacă le sunt solicitate informații. Persoana pe care o organizație o angajează pentru a gestiona o astfel de responsabilitate este adesea denumită specialist în relații cu mass-media.
Există multe sarcini care pot fi atribuite cuiva care este specializat în relații cu mass-media. Promovarea și protejarea imaginii organizației pentru care lucrează este de obicei o prioritate maximă. Aceasta înseamnă că ea va fi responsabilă pentru generarea unei imagini pozitive și contracararea publicității negative dacă va apărea.
Un specialist în relații cu mass-media poate fi nevoit să rezerve conferințe de presă în numele organizației. Aceasta implică sarcini precum informarea surselor mass-media populare despre eveniment. Ea poate fi nevoită să aleagă un loc și locația din acel loc unde va avea loc conferința de presă. Ea poate fi, de asemenea, responsabilă de supravegherea pregătirii materialelor promoționale care urmează să fie distribuite sau de eliberarea de permise membrilor calificați ai presei. Specialistul în relații cu mass-media poate fi nevoit să vorbească la eveniment sau poate face aceste pregătiri pentru un coleg, cum ar fi ofițerul de relații publice.
Înainte ca un alt membru al organizației să vorbească cu publicul, poate fi necesar să lucreze cu specialistul în relații cu mass-media. Ea poate pregăti o declarație pentru el. Acest individ poate alege să-și facă propriile observații, dar se bazează pe specialistul media pentru a-l informa sau a-i oferi sfaturi.
Uneori este necesar ca oamenii dintr-o organizație să transmită informații într-un mod mai personal. Atunci când este cazul, un specialist în relații cu mass-media poate programa interviuri. Acestea ar putea fi pentru programe de televiziune, radio sau internet.
Un specialist în relații cu mass-media are de obicei responsabilitatea de a se ocupa de întrebările din presă sau din partea altor persoane care au întrebări sau preocupări cu privire la organizație. Acest lucru poate implica cercetarea și investigarea afacerilor organizației, astfel încât ea să poată oferi informații exacte. Atunci când există probleme care au potențialul de a genera un mare interes, în loc să aștepte să fie abordate, un specialist media va redacta adesea comunicate de presă care oferă informații relevante. Ea poate fi, de asemenea, responsabilă pentru publicarea acestor comunicate de presă.
Ea poate avea, de asemenea, responsabilitatea de a supraveghea vocea unei organizații. Acest lucru ar putea implica gestionarea conținutului din buletine informative, reviste sau bloguri. Poate că nu i se cere să scrie totul ea însăși, dar i se poate cere să se asigure că corespondența publicată îndeplinește un anumit criteriu și promovează o anumită imagine.