Utilizarea angajaților este o reflectare a cât de eficient o companie își folosește personalul. Acesta este determinat prin analizarea cât timp petrec angajații pe anumite sarcini și sarcini ca procent din timpul lor disponibil la locul de muncă. Eficiența scăzută sugerează că angajații pot fi inactivi la locul de muncă, ceea ce costă banii companiei. Acest lucru poate crește, de asemenea, nemulțumirea, deoarece personalul plictisit și agitat are tendința de a fi mai puțin fericit la locul de muncă. Consultanții pot ajuta companiile cu personal subutilizat pentru a determina cum să-și aplice resursele umane mai eficient.
Această abordare a managementului necesită angajaților să țină înregistrări exacte cu privire la activitățile lor. În loc să folosească un ceas de bază pentru a urmări timpul petrecut la locul de muncă, compania poate cere personalului să înregistreze timpul în asociere cu proiecte specifice. Ceasul monitorizează în continuare orele generale de lucru, dar jurnalele detaliate arată ce fac angajații și când. Unele locuri de muncă facilitează astfel de tăiere mai mult decât altele. La o firmă de avocatură, de exemplu, personalul este obișnuit să urmărească orele facturabile după client sau post.
Într-o analiză a utilizării angajaților, managerii pot analiza cât timp petrec angajații diferitelor sarcini. Este de așteptat să se ocupe de anumite sarcini de rutină și activități de întreținere, cum ar fi aranjarea unui birou și participarea la întâlniri de birou care nu se referă la un anumit loc de muncă. Dacă un angajat petrece mult timp inactiv sau lucrând la proiecte nespecificate, acea persoană nu este bine utilizată. Este posibil ca compania să irosească banii, iar abilitățile angajatului nu sunt folosite în mod adecvat.
Un instrument pentru creșterea gradului de utilizare a angajaților este programarea flexibilă, în care angajații dezvoltă programe personalizate. Aceasta poate include oportunități de a lucra de acasă sau de a schimba orele pentru a se potrivi nevoilor proiectelor specifice. Persoanele cu abilități speciale pot fi, de asemenea, realocate în departamente în care este mai probabil să fie utilizate. Managerilor și programatorilor li se poate reaminti, de asemenea, să folosească oameni cu abilități specializate, mai degrabă decât să se bazeze pe angajați generali pentru sarcini care ar putea necesita cineva cu mai multă experiență și pregătire.
Managementul corect al proiectului, delegarea și programarea sunt, de asemenea, importante pentru utilizarea angajaților. Dacă un manager de proiect nu creează un program funcțional pentru un proiect, oamenii pot rămâne inactiv în diferite puncte în așteptarea de lucru. Acestea ar putea include persoane care așteaptă pe alt personal pentru a finaliza o sarcină sau personal forțat să rămână inactiv din cauza întârzierilor cauzate de probleme cu proiectul. Capacitatea de a realoca lucrătorii dacă nu sunt utilizați în astfel de situații poate ajuta la creșterea gradului de utilizare a angajaților.