Încadrat într-o categorie mai largă de agenți de achiziții, un administrator de subcontractare supraveghează și gestionează contractele unei organizații și subcontractele asociate. În cazul organizațiilor mici, acest lucru poate include toate contractele, în timp ce în organizațiile mai mari acest lucru poate implica un portofoliu de contracte atribuite. Responsabilitățile principale vor include revizuirea continuă a progresului contractual, pe lângă gestionarea aspectelor financiare și tehnice ale contractelor. Alte responsabilități vor implica negocierea atât cu subcontractanții, cât și cu clienții finali pentru decontarea contractului, precum și pregătirea oricăror comenzi pentru modificări la contractele inițiale sau redactarea modificărilor. Aplicând o cunoaștere fermă a procedurilor de achiziții și legale, politici și reglementări, administratorul de subcontractare își propune să mențină calitatea și să îmbunătățească profitabilitatea acestor contracte.
Atribuțiile îndeplinite cu regularitate se vor concentra pe stabilirea și punerea în aplicare a revizuirilor contractelor pe o bază consecventă pentru a evalua progresul contractelor. În timpul acestui proces, un administrator de subcontractare va rezolva adesea conflictele, va media disputele, va găsi soluții la probleme și va lua decizii privind progresul contractual sau lipsa acestuia. Elementul central al procesului de revizuire este să se asigure că subcontractanții îndeplinesc în mod eficient termenii și specificațiile inițiale ale contractului, așa cum au fost negociate cu clientul final. La finalizarea revizuirilor, administratorul de subcontract va pregăti rapoarte scrise care detaliază progresul general al îndeplinirii contractului și un scurt management executiv cu privire la acele revizuiri și orice acțiuni asociate întreprinse.
Pe lângă îndeplinirea obligațiilor menționate mai sus, administratorul subcontractului va negocia și decontările finale ale contractului, precum și prețurile asociate pentru toate resursele și bunurile necesare pentru îndeplinirea contractului. În plus, el sau ea va negocia, de asemenea, termenii contractuali originali și va stabili politici și proceduri de lucru. O parte a acestui proces va include revizuirea, analizarea și evaluarea propunerilor de la subcontractanți. Se ocupă de menținerea atât a contractelor, cât și a subcontractelor, el sau ea va supraveghea, de asemenea, producerea și diseminarea informațiilor pentru a asigura înțelegerea reciprocă a tuturor termenilor și condițiilor contractuale.
Îndeplinirea eficientă a acestor sarcini va necesita adesea analizarea datelor legate de piață și a datelor financiare, precum și analizarea altor surse de informații pentru a asigura cele mai bune prețuri, condiții contractuale și niveluri de servicii. Administratorii de subcontractare vor pregăti și menține, de asemenea, baze de date pentru a urmări datele importante legate de îndeplinirea contractului. Urmărirea acestor date poate include prețul aprovizionării, performanța produsului, performanța subcontractanților, stocurile disponibile și toate cheltuielile asociate cu îndeplinirea contractului. Având în vedere nivelul înalt de responsabilitate și atenția la detaliu, postul necesită de obicei candidați cu o diplomă de licență și câțiva ani de experiență în domeniu, pe lângă finalizarea cu succes a unei ucenicii înainte de a lucra independent.