Achiziția de proiecte implică un proces sistematic de identificare și procurare, prin cumpărare sau achiziție, a serviciilor, bunurilor sau rezultatelor necesare proiectului de la furnizorii externi care vor efectua lucrările. Este de obicei o funcție a managerului de proiect; cu toate acestea, unele organizații aleg să selecteze o altă persoană decât managerul de proiect pentru a se ocupa de aceste sarcini. Există șase procese recunoscute pe scară largă de industria managementului de proiect ca fiind parte integrantă a managementului achizițiilor de proiecte.
Primul dintre aceste procese este planificarea achizițiilor și achizițiilor. În acest pas, sunt identificate nevoile care necesită externalizare. Sursele de obținere a bunurilor, serviciilor sau rezultatelor solicitate sunt diferențiate printr-o analiză de piață. În planificarea achiziției, obiectivele proiectului sunt revizuite pentru a se asigura că achiziția nu se abate de la obiectivele declarate. Finalizarea acestui pas include identificarea resurselor necesare pentru achiziție, determinarea tipului de contract necesar pentru a asigura achiziția și pregătirea unui plan de management al achizițiilor.
Planificarea contractului, solicitarea răspunsurilor vânzătorului și selectarea vânzătorului sunt următoarele trei procese care ar putea fi finalizate. În planificarea contractelor, este necesar să se descrie în detaliu produsele sau serviciile solicitate. Cererile de propuneri și oferte ar trebui să fie documentate pentru a evita probleme.
Atunci când se solicită răspunsuri și propuneri ale vânzătorilor, anumiți furnizori sunt identificați și plasați pe o listă de vânzători calificați. Vânzătorii selectați sunt considerați calificați pe baza capacității lor de a furniza bunurile sau serviciile, luând în considerare constrângerile proiectului, interesul lor de a furniza bunurile sau serviciile și caracterul rezonabil al ofertelor lor. Odată ce vânzătorii potențiali au fost separați, propunerile vânzătorilor selectați sunt evaluate pentru a determina cel mai bun furnizor care să livreze bunurile sau serviciile. După ce vânzătorii sunt aleși, contractele sunt negociate.
Administrarea contractelor este esențială pentru sarcinile de achiziție a proiectelor. Sublinierea clară a obligațiilor, responsabilităților și a obiectivelor de performanță este esențială pentru finalizarea acestui pas. Executarea satisfăcătoare a contractului presupune urmărirea îndeplinirii obiectivelor declarate. Uneori, managerul de achiziții de proiect poate avea nevoie să corecteze procesele pentru a obține rezultatele dorite. Modificările contractului ar trebui să fie controlate și documentate pentru a preveni revendicările legale inutile.
Odată ce contractul este finalizat, ultimul pas este încheierea contractului. Contractul este auditat pentru a se asigura că toți termenii contractului au fost îndepliniți. Închiderea contractului implică evaluarea performanței furnizorului și documentarea oricăror lecții învățate în executarea contractului.
Achiziția de proiecte nu este o știință exactă. Deși acest proces este în general acceptat în industrie, execuția reală poate diferi între organizații. Sunt disponibile multe cursuri care predau strategiile utilizate de managerii de achiziții de proiecte. Colegiile comunitare și departamentele de educație extinsă ale universităților oferă adesea cursuri pe acest subiect.