Un agent de achiziții este un profesionist care este însărcinat cu responsabilitatea de a menține cantități adecvate de materiale esențiale la îndemână pentru funcționarea unei afaceri. Pe lângă faptul că este preocupat de a se asigura că afacerea are ceea ce are nevoie pentru a produce bunuri și servicii, agentul este adesea implicat activ în sarcina de a negocia prețurile pentru acele materiale. Un agent de achiziții poate funcționa singur într-o companie mică sau poate face parte dintr-o echipă de achiziții pentru o corporație mai mare.
O fișă de bază a postului pentru această poziție va furniza date despre gama specifică de sarcini atribuite postului. În funcție de cultura și structura companiei implicate, agentul poate fi responsabil cu gestionarea inventarului pentru orice, de la rechizite de birou până la materiile prime utilizate la fabricarea mărfurilor. În scopul efectuării de achiziții pentru inventar, agentului i se poate acorda autoritatea de a încheia contracte cu vânzătorii în numele angajatorului. În alte cazuri, agentul de cumpărare poate fi implicat activ în negocieri pentru a asigura cel mai bun preț unitar pentru bunurile comandate, în cele din urmă trimițând chestiunea unui director executiv pentru aprobare înainte de a plasa efectiv prima comandă.
Cu majoritatea posturilor de agent de achiziții, este necesar să se compare constant prețurile pentru diferite bunuri și servicii pentru a economisi banii companiei. Acest lucru este valabil mai ales atunci când afacerea operează mai multe fabrici în diferite locații. În acest scenariu, fiecare fabrică va avea în mod normal un funcționar de aprovizionare care gestionează stocurile de materiale la acel nivel, dar coordonează achizițiile printr-un agent de achiziții. De obicei, funcționarul trimite o rechiziție pentru bunuri agentului, care apoi evaluează cererea. Dacă este aprobat, agentul stabilește de unde să obțină cea mai bună ofertă pentru acele bunuri și potrivește cererea cu o comandă de achiziție. În acel moment, comanda este plasată la vânzătorul aprobat, iar mărfurile pot fi expediate direct la uzina de unde a provenit cererea.
Pentru a fi un agent de achiziții de succes, este necesar să aveți abilități organizatorice puternice, să înțelegeți industria implicată și să fiți capabil să cercetați și să calificați furnizorii cu multă eficiență. Deoarece un agent trebuie de obicei să interacționeze cu alții din cadrul companiei, precum și cu vânzătorii și furnizorii, capacitatea de a comunica clar este, de asemenea, extrem de importantă. Deoarece achiziționarea de muncă într-o companie mare poate fi oarecum stresantă, un agent de achiziții trebuie, de asemenea, să fie capabil să facă față unor termene limită dificile și să gestioneze adesea mai multe proiecte la un moment dat, pentru a-și îndeplini responsabilitățile.