O carieră ca asistent de operațiuni se învârte de obicei în jurul asistării managerului sau directorului de operațiuni. Este datoria asistentului să ajute departamentul de operațiuni să se asigure că afacerea funcționează eficient și că angajații rămân în sarcină. Aceste persoane pot lucra într-o mare varietate de industrii, dar tind să aibă sarcini similare. Unele responsabilități comune ale unui asistent de operațiuni includ supravegherea operațiunilor de zi cu zi, îmbunătățirea practicilor de afaceri, stabilirea de întâlniri, interacțiunea cu clienții și îndeplinirea unor sarcini de secretariat.
Unul dintre cele mai fundamentale aspecte ale a fi asistent de operațiuni este supravegherea activităților de zi cu zi ale unei afaceri. În funcție de tipul de afacere, specificul acesteia poate diferi foarte mult. De exemplu, o persoană care lucrează pentru un magazin de îmbrăcăminte poate implica clienții și poate răspunde la întrebări referitoare la produsele din magazin. Pe de altă parte, o persoană care lucrează într-un restaurant poate verifica inventarul alimentelor și poate supraveghea bucătarii de linie. În esență, această parte a jobului este menită să mențină fluxul de afaceri și să prevină apariția erorilor.
Îmbunătățirea practicilor generale de afaceri este o altă parte importantă a acestui job. De exemplu, un asistent de operațiuni poate schimba ocazional politicile companiei cu intenția de a îmbunătăți eficiența. De asemenea, ar putea asculta feedback-ul clienților pentru a-și da seama cum să maximizeze vânzările. În consecință, cineva în această poziție ar trebui să fie un rezolvator de probleme care este capabil să improvizeze atunci când este necesar.
Pentru a menține diferitele departamente ale unei companii pe aceeași pagină, un asistent de operațiuni poate, de asemenea, să stabilească întâlniri din când în când. De obicei, el ar fi responsabil pentru desemnarea unei ore și a locului și de a contacta personalul corespunzător. Acest aspect al jobului necesită o persoană bine organizată și capabilă să coordoneze eficient evenimentele.
Împreună cu aceasta, un asistent de operațiuni este adesea responsabil pentru interacțiunea cu clienții. Când i se prezintă întrebări sau plângeri, de obicei depinde de el să ofere răspunsuri sau să împace situația. În unele situații, el poate implica clienții față în față. În alții, el poate interacționa în principal prin telefon sau e-mail. În consecință, este nevoie de o persoană cu abilități interpersonale solide într-o varietate de forme de comunicare pentru a îndeplini acest loc de muncă.
Unele sarcini ocazionale de secretariat sunt, de asemenea, destul de frecvent îndeplinite de un asistent de operațiuni. Aceasta poate include realizarea de lucruri precum stabilirea de întâlniri pentru un manager de operațiuni, tastarea documentelor, trimiterea de faxuri și evidența contabilă. În plus, el poate îndeplini orice alte sarcini pentru care un manager de operațiuni are nevoie de asistență. Acest aspect al jobului necesită o persoană cu abilitatea de a urma ordinele și de a face mai multe sarcini uneori.