Un consultant de ajutor financiar lucrează cu diferite colegii și universități pentru a eficientiza rularea sistemelor computerizate de management al ajutorului financiar și pentru a învăța utilizatorii operațiunile de bază. Consultantul se va deplasa la fiecare școală pentru a oferi instruire managerilor și angajaților biroului de ajutor financiar. Școlile cu sisteme de gestionare a asistenței financiare instalate anterior pot solicita unui consultant să efectueze revizuiri periodice și actualizări de software.
Colegiile și universitățile din Statele Unite folosesc sisteme informatice de ajutor financiar complicate și diverse pentru a organiza, stoca și aloca studenților granturi, împrumuturi și burse. După ce școala a achiziționat un sistem de management specific, consultantul de ajutor financiar va vizita de obicei biroul principal pentru a configura parametrii software-ului pentru a satisface nevoile programului de ajutor financiar. Consultantul poate adăuga sau șterge module software la cererea școlii pentru cel mai personalizat sistem.
Instruirea și comunicarea cu angajații colegiului care vor folosi noul sistem sunt imperative; consultantul de ajutor financiar trebuie să explice și să demonstreze temeinic cum funcționează software-ul. Școala poate solicita să aibă doar conducere ca parte a ședinței de formare, sau toți angajații de ajutor financiar pot participa la demonstrație. Orice întrebări sau nelămuriri trebuie discutate cu consultantul de ajutor financiar înainte de a lucra cu noul sistem software pentru a preveni orice greșeală de tranzacție financiară.
Tehnologia se îmbunătățește foarte rapid, iar consultantul de ajutor financiar trebuie să rămână informat și instruit pentru a-și ajuta clientela. Pot fi create noi versiuni de software și module suplimentare de ajutor pentru a îmbunătăți un sistem actual de management al ajutorului financiar; consultantul trebuie să fie instruit periodic de compania de software pentru a putea explica clienților noile caracteristici. El sau ea poate contacta diverși clienți pentru a stabili întâlniri de revizuire pentru a învăța și a instala noile pachete software.
Este posibil ca școlile să fie nevoite să-și auditeze conturile de ajutor financiar pentru a se asigura că banii sunt alocați corect. Consultantul de ajutor financiar ar trebui să fie prezent la audit pentru a observa că sistemul este accesat corespunzător. Orice defecțiuni sau erori ar trebui să fie examinate de către consultant pentru a preveni problemele viitoare legate de software.
A fi consultant de ajutor financiar necesită dorința de a călători și abilități excelente de comunicare. Majoritatea posturilor de consultant necesită, de asemenea, solicitantului să aibă o diplomă de colegiu de patru ani, precum și o anumită experiență în sectorul ajutorului financiar. Multe companii vor pregăti consultanți nou angajați, astfel încât să fie familiarizați cu diferite pachete de software de marcă.