În general, un coordonator administrativ gestionează și sprijină birourile unei afaceri sau organizații. Principalele sarcini ale postului includ, de obicei, furnizarea de sprijin administrativ cuprinzător, supravegherea personalului de asistență și asistența la gestionarea bugetului. Aceste sarcini sunt potrivite pentru o persoană care este automotivată, meticuloasă și practică.
Sarcini primare
Rolul principal pentru un coordonator administrativ este de a acționa ca o legătură între departamente, furnizorii externi și membrii personalului. Pentru a funcționa eficient, majoritatea organizațiilor au o ierarhie complexă de indivizi și specialiști care trebuie să lucreze împreună pentru a duce lucrurile la bun sfârșit. De obicei, coordonatorii administrativi organizează, supraveghează și facilitează acest flux de lucru. De asemenea, aceștia pot fi chemați să învețe detaliile tehnice și funcționarea interioară a unei organizații pentru a oferi suport specializat.
De exemplu, dacă un membru al facultății dintr-o universitate are nevoie de rambursare pentru cheltuielile de călătorie, coordonatorul poate avea nevoie să lucreze cu alte câteva departamente pentru a asigura fondurile. El sau ea poate lucra cu biroul de turism, departamentul de contabilitate, personalul de asistență al facultății sau alții pentru a procesa informațiile necesare pentru membrul facultății. Un coordonator administrativ cu cunoștințe de specialitate despre protocolul de rambursare la universitate poate de obicei să servească mai bine membrul facultății decât alți angajați ai școlii.
Personalul de conducere
Coordonatorul administrativ al unei organizații mari gestionează de obicei personalul de sprijin. Acești membri ai personalului includ în mod obișnuit angajați care nu sunt de supraveghere din departament care oferă servicii de birou, de secretariat sau financiare. Majoritatea coordonatorilor sunt, de asemenea, responsabili cu angajarea de noi angajați, evaluarea sau mustrarea angajaților actuali și stabilirea sarcinilor de lucru.
Sarcini de suport
Un coordonator administrativ poate fi nevoit să îndeplinească sarcini de bază de birou, mai ales dacă organizația pentru care lucrează este mică. El sau ea poate fi implicat în întreținerea bazelor de date, crearea de rapoarte, scrierea scrisorilor și lucrul la alte activități generale de asistență. Coordonatorii sunt adesea responsabili de întreținerea biroului, inclusiv de achiziționarea de consumabile, de lucru cu managementul facilităților și de asigurarea întreținerii echipamentelor.
Bugetarea
O altă sarcină importantă pentru un coordonator administrativ este de a ajuta la pregătirea și implementarea bugetului organizației. Majoritatea coordonatorilor sunt de obicei implicați într-o anumită măsură în managementul financiar al companiei lor. Aceștia sunt adesea implicați în monitorizarea modului în care sunt cheltuiți banii, ajutând la controlul costurilor, aprobând cheltuieli și redactând rapoarte financiare.
A deveni coordonator administrativ
Principala calificare pentru un coordonator administrativ este experiența anterioară de muncă, multe organizații necesitând un echivalent a șapte ani în suport administrativ. Mulți coordonatori au ocupat anterior funcții de manageri administrativi sau de birou, asistenți administrativi sau reprezentanți ai serviciului pentru clienți. Pe lângă experiență, multe dintre aceste poziții necesită minim o diplomă de liceu sau o diplomă generală de echivalență (GED). Unele organizații pot solicita o diplomă de licență sau chiar o diplomă de studii superioare.