Un manager de back office este un profesionist responsabil de supravegherea muncii efectuate de persoane din departamente precum resurse umane (HR), contabilitate și tehnologia informației (IT). Termenul „back office” descrie toate funcțiile care susțin o operațiune, dar care nu au legătură directă cu serviciul clienți, chiar dacă au un impact mare asupra relațiilor cu clienții. Acești manageri sunt angajați într-o serie de domenii diferite, cum ar fi industria medicală, producție și finanțe, astfel încât sarcinile lor variază, în funcție de domeniul în care lucrează.
În cele mai multe cazuri, se așteaptă ca un manager de back office să aibă experiență într-un domeniu precum matematica, contabilitate sau inginerie. În unele industrii, totuși, el sau ea se va antrena în domenii mai specializate. Unul din industria financiară, de exemplu, are probabil experiență educațională și de muncă în supravegherea serviciilor financiare. De asemenea, un profesionist din back office medical ar putea avea experiență într-un domeniu precum administrarea spitalelor.
Când profesioniștii se referă la back office, s-ar putea să se refere la una dintre numeroasele funcții diferite. Un manager care este specializat în resurse umane, de exemplu, ar putea fi responsabil să se asigure că înregistrările angajaților sunt corect arhivate și exacte. Cei care supraveghează operațiunile IT, pe de altă parte, ar putea să proiecteze rețele și să efectueze upgrade-uri care să permită software-ului să funcționeze mai bine. Un manager de contabilitate îndeplinește adesea sarcini precum supravegherea proceselor de audit pentru a se asigura că respectă liniile directoare ale companiei și respectă reglementările.
În timp ce profesioniștii din front office sunt responsabili pentru relațiile directe cu clienții, profesioniștii din back office efectuează o mare parte din munca care afectează serviciile clienților. Un manager de back office din domeniul medical ar putea înregistra și prelua dosarele pacienților. În industria prelucrătoare, managerul poate fi responsabil cu plasarea comenzilor și realizarea bugetelor pentru proiectele care au ca rezultat producția de articole care sunt vândute clienților.
Managerii de back office au adesea abilități excelente de comunicare. Ei ar putea consulta manageri de la front office și directori pentru a discuta strategii, obiective și așteptări. De asemenea, este obișnuit ca cineva să acționeze ca supervizor pentru anumite departamente. Un manager IT, de exemplu, pe lângă supravegherea proceselor informatice și de telecomunicații, ar putea antrena și delega sarcini angajaților IT. În unele cazuri, el sau ea va comunica cu clienții nemulțumiți sau care au probleme pe care reprezentanții front office nu le pot rezolva.