Un recepționer de la recepție întâmpină vizitatorii când ajung la o companie și este adesea prima voce pe care oamenii o aud atunci când telefonează companiei. El sau ea efectuează, de obicei, o serie de sarcini administrative, inclusiv distribuirea corespondenței și arhivarea. În funcție de locul de muncă, o persoană care se află în această poziție se poate specializa în lucruri precum facturarea, efectuarea rezervărilor sau ajutarea cu securitatea. El sau ea poate lucra oriunde care are o zonă primitoare, de la o fabrică de producție la un hotel.
Atribuţiile
Principalele sarcini ale unui recepționer de la recepție sunt să-i facă pe oameni să se simtă bineveniți, să răspundă la întrebări și să-i îndrume către alte părți ale clădirii. Pe lângă aceasta, majoritatea fac muncă de birou. Aceștia se ocupă de corespondența scrisă, programează întâlniri, trimit și trimit e-mailuri, întocmesc rapoarte și mențin biroul să funcționeze fără probleme. Pregătirea scrisorilor și coletelor pentru expediere este o sarcină obișnuită, la fel ca dezvoltarea unor relații bune cu serviciile de transport și curierat.
Recepționerii de la recepție care au lucrat o perioadă de timp pot avea sarcini suplimentare, cum ar fi o contabilitate ușoară și cercetarea potențialilor furnizori. Acest lucru este deosebit de comun în companiile care nu au alt personal administrativ, cum ar fi o secretară. De asemenea, el sau ea poate genera rapoarte și foi de calcul și poate ajuta la organizarea întâlnirilor. Unele companii au, de asemenea, recepționerii care mențin fișiere cu privire la alți angajați, inclusiv informații despre prezența acestora și evaluările performanței.
Specializări
Recepționerii de la recepție au uneori specializări în funcție de locul lor de muncă. De exemplu, unul care lucrează într-un cabinet de avocatură poate trebui să aibă o înțelegere de bază a tipului de drept în care este specializată firma sa, în timp ce cel care lucrează într-un cabinet medical poate avea nevoie să fie capabil să facă facturarea medicală și să înțeleagă elementele de bază. de asigurări de sănătate. De asemenea, recepționerul de la recepție pentru un hotel trebuie să fie capabil să accepte rezervări și să direcționeze oamenii către afacerile și punctele de referință locale. Cei care lucrează în locuri care fabrică produse tangibile sau adăpostesc exponate, cum ar fi o fabrică sau un muzeu, pot conduce vizitatorii și în tururi. Unele locuri pot avea, de asemenea, persoane aflate în această poziție să ajute la securitate prin conectarea și deconectarea vizitatorilor sau cerând vizitatorilor identificarea.
Cerințe personale și educaționale
Un recepționer de la recepție trebuie să fie foarte organizat, prietenos și antrenant. El sau ea ar trebui să poată face multitasking foarte bine și să poată prioritiza proiectele atunci când este necesar. Diferența dintre un bun și un bun recepționer se rezumă adesea la bunele abilități de rezolvare a problemelor și la capacitatea de a interacționa cu o mare varietate de oameni.
Oricine se află în această poziție trebuie să lucreze bine cu computerele și sistemele de telecomunicații. El sau ea trebuie să contacteze în mod regulat angajații, clienții și vânzătorii și trebuie să fie capabil să sune, să trimită prin e-mail și să trimită mesaje de către oameni în mod eficient, după cum este necesar. Deși nu este întotdeauna necesar, conferințele video web și formarea Voice over IP (VoIP) reprezintă un plus.
Nu există cerințe formale de educație pentru a fi recepționer la recepție. Unele companii iau oameni care au doar o diplomă de liceu și îi instruiesc la locul de muncă. A avea cel puțin o diplomă de asociat poate crește foarte mult șansele unei persoane de a obține acest tip de slujbă, iar unele locuri necesită diplome mai avansate.