De obicei, un secretar al bisericii se ocupă de toate chestiunile administrative ale unei biserici, de la răspunsul la telefoane până la proiectarea buletinelor, realizarea de copii și gestionarea corespondenței. Totuși, munca este de multe ori mult mai mult decât doar jonglarea cu documentele și sunetul telefoanelor. Majoritatea secretarilor trebuie să acționeze și ca o față pentru întreaga organizație. Cunoștințele de bază despre biserică, structura ei și credințele sale sunt adesea esențiale, deoarece secretarul poate fi chemat să răspundă la întrebări largi de la o gamă largă de oameni.
Specificul a ceea ce face un secretar de biserică depinde în mod necesar de specificul organizației în cauză. De cele mai multe ori, însă, sarcinile administrative reprezintă cea mai mare parte a jobului. De obicei, secretarul conduce biroul bisericii. Aceasta implică menținerea calendarului principal, programarea întâlnirilor și cunoașterea cum să ajungă la tot personalul. El sau ea trebuie să fie bine versat în programarea bisericii și trebuie să știe cum să adreseze întrebări specifice din partea publicului.
Într-o anumită măsură, un secretar al bisericii trebuie să fie o resursă generală a bisericii, atât pentru congreganți, cât și pentru lumea exterioară. În interior, el sau ea este responsabil pentru conectarea membrilor bisericii cu pastorii, gestionarea înscrierilor pentru cursuri și evenimente și publicarea și distribuirea anunțurilor. Aceasta include adesea gestionarea bazelor de date de e-mail, precum și a pliantelor și buletinelor tipărite.
De asemenea, secretarii trebuie să reprezinte biserica și programarea acesteia în lumea exterioară. Nou-veniții cu întrebări despre slujbe sau evenimente ajung de obicei la secretarul bisericii ca prim punct de referință atunci când sună. Secretarul trebuie să fie capabil să răspundă politicos și onest la întrebări despre biserică și politicile acesteia. Programarea consilierii pastorale, furnizarea de informații despre planificarea nunții și înmormântării și răspunsul la întrebări despre convingerile de bază ale bisericii sunt toate incluse în fișa postului secretarului bisericii.
În unele biserici, în special cele care sunt foarte mari, un secretar al bisericii poate fi desemnat unui pastor sau preot individual. Acest tip de secretar al bisericii este în multe privințe ca un asistent personal. El sau ea va gestiona programul personal al pastorului și va primi și trimite corespondență în numele pastorului. Secretarul va interacționa cu alți membri ai personalului bisericii și ocazional își va asuma sarcini mai generale, cum ar fi să ajute la pregătirea buletinelor informative săptămânale, dar petrece cea mai mare parte a fiecărei zile în slujba unui singur individ. Bisericile cu această structură angajează, de obicei, mai mulți secretari: adesea unul pentru fiecare membru al conducerii superioare și unul sau mai mulți pentru a sta la recepție și a se ocupa de întrebări mai generale.
De obicei, toți secretarii trebuie să lucreze împreună pentru a menține consecvența, atât în sensibilizare, cât și în gestionarea sarcinilor. Acest lucru se aplică la fel de mult pentru bisericile mari cu mai mulți secretari, precum și pentru bisericile mici cu diverși asistenți administrativi cu normă parțială care lucrează împreună pentru a acoperi locul de muncă. Biroul bisericii este o parte integrantă a majorității organizațiilor bisericești, iar rolul principal al secretarilor este de a se asigura că acel birou este eficient, eficient și de ajutor.