Pentru a ține pasul cu un loc de muncă în continuă schimbare, profesioniștilor administrativi li se oferă o gamă largă de responsabilități. Acești profesioniști de birou se pot specializa într-o serie de domenii, de la profesii juridice, medicale și educaționale până la domenii guvernamentale sau tehnologice. Abilitățile administrative vor varia între diferite industrii, precum și diferite locații geografice.
Deși nu este întotdeauna necesar, mulți profesioniști din administrație sunt certificați sau dețin diplome în afaceri, administrație, tehnologia sistemelor de birou sau programe conexe. Toate aceste posturi vor necesita, în general, cel puțin o diplomă de liceu la intrare. În plus, este adesea util să aveți experiență sau educație într-un anumit domeniu. De exemplu, cei care lucrează într-un cadru juridic ar putea considera că este benefic să aibă abilități administrative legate de studiile parajuridice.
Profesioniștii de birou din industriile tehnologice pot considera util să posede abilități suplimentare la matematică, știință sau computer. Majoritatea locurilor de muncă guvernamentale vor necesita, în general, finalizarea unui examen de serviciu public, de asemenea. Educația continuă, atelierele de lucru și organizațiile profesionale sunt alte modalități excelente de a dobândi cunoștințe suplimentare și abilități administrative.
Deși sarcinile lor pot varia de la un domeniu la altul și de la un loc la altul, majoritatea profesioniștilor de birou vor împărtăși în continuare un set similar de abilități. Una dintre acestea include abilități puternice de organizare. Profesioniștii în administrație trebuie să aibă capacitatea de a face mai multe sarcini și de a folosi abilitățile de gestionare a timpului. Lucrătorii administrativi sunt cunoscuți că jongla cu numeroase sarcini și clienți, pe lângă respectarea termenelor limită. Acești profesioniști nu trebuie să ofere doar proceduri generale de birou, ci și personal de sprijin; efectuați programarea; se ocupă de cumpărături; instruiți pe alții; și interacționează cu clienții, vânzătorii și publicul larg.
În plus, abilitățile administrative ale angajaților de birou trebuie să includă o comunicare excepțională, atât scrisă, cât și orală. Nu numai că sunt responsabili pentru gestionarea promptă și eficientă a tuturor apelurilor, dar trebuie, de asemenea, să verifice în mod regulat mesajele vocale și mesajele de e-mail, redirecționându-le către părțile corespunzătoare. Abilități puternice de scriere, cercetare și gramatică sunt, de asemenea, importante pentru gestionarea corectă a corespondenței scrise în și în afara biroului. Profesioniștii administrativi sunt în esență linia de salvare a biroului.
Cunoașterea regulilor de bază de etichetă în afaceri și exersarea discreției cu conținut și materiale sensibile sunt abilități administrative suplimentare necesare într-un cadru de birou. Un alt aspect vital al postului include abilitățile tehnologice. Profesioniștii de birou trebuie să aibă abilități puternice de calculator și tastatură. De asemenea, ei trebuie să fie informați cu privire la schimbările tehnologice din diferite sisteme software, cum ar fi procesarea de text, foile de calcul și bazele de date, și să mențină abilități adecvate de internet. Gestionarea înregistrărilor este, de asemenea, esențială.
Menținerea înregistrărilor include proceduri de depunere care presupun atât depunerea electronică, cât și cea manuală. În mijlocul tuturor acestor lucruri, lucrătorilor administrativi li se cere adesea să întrețină documentele și consumabilele, precum și să distribuie corespondența și pachetele. În plus, echipamentele din birou, cum ar fi faxurile, copiatoarele și imprimantele, trebuie verificate și întreținute pe tot parcursul zilei. Competențele administrative necesită educație și formare pe tot parcursul vieții pentru a ține pasul cu tehnologiile în schimbare și cu cerințele la nivel mondial.