Codurile registrului general sunt folosite pentru a identifica debitele și creditele care trec prin conturile generale ale unei firme. Legile din multe țări impun proprietarilor de afaceri să țină în dosar evidența cheltuielilor de afaceri timp de un număr de ani, iar autoritățile fiscale pot solicita copii ale acestor fișiere în timpul auditurilor. Codurile registrului general permit proprietarilor de afaceri și auditorilor să urmărească cu ușurință diferite tipuri de venituri și cheltuieli.
Multe companii urmăresc separat diferitele tipuri de cheltuieli, iar detaliile acestor cheltuieli sunt enumerate în registrele contabile cunoscute sub numele de registre secundare. Fiecare registru secundar are un cod de cont de identificare. Deși există conturi separate pentru diferite tipuri de tranzacții, creditele și debitele trec adesea prin contul principal de operare al firmei și toate aceste taxe sunt detaliate într-un jurnal sau document contabil cunoscut sub numele de registru general. Codurile registrului general sunt folosite pentru a arăta în ce registru secundar au trecut fondurile după compensarea prin contul general.
Legile contabile din unele țări înseamnă că conturile din cartea mare ar trebui să aibă un sold zero la închiderea activității, deoarece aceste conturi sunt conturi transmise și niciun debit sau credit nu poate afecta permanent soldul contului mare. Contabilii sau contabilii echilibrează registrul general comparând toate debitele și creditele care au trecut prin cont într-o anumită zi. Dacă a fost folosit un debit pentru a efectua o plată din cont, atunci contabilul trebuie să compenseze acel debit cu un credit care a fost folosit pentru a extrage bani din registrul secundar. Uneori, biletele de registru sunt deplasate sau pierdute, caz în care contabilul trebuie să auditeze conturile pentru a urmări eroarea și apoi să scrie noi tichete de transfer folosind codurile corespunzătoare de registru general pentru a remedia problema.
În unele țări, evidențele contabile includ o listă a activelor nemonetare ale firmei, cum ar fi proprietatea și creanțele din cont, precum și numerarul. În consecință, este posibil ca contul să nu aibă un sold zero, deoarece valoarea acestor active este luată în considerare în ecuație. Cu toate acestea, tranzacțiile care implică conturi secundare nu ar trebui să afecteze soldul general al contului, deoarece aceste tranzacții ar trebui să implice un debit și un credit compensator.
Firmele majore atribuie fiecărui manager de departament cel puțin un cod de registru general care poate fi folosit pentru a urmări cheltuielile pe care le suportă un anumit departament. Alte coduri de registru general sunt utilizate de mai multe divizii ale unei afaceri, deoarece anumite cheltuieli sunt suportate de toate departamentele, cum ar fi codurile pentru salariile angajaților sau proviziile de hârtie. Unele firme impun controale stricte asupra partajării codurilor registrului general pentru a preveni angajații fără scrupule să folosească coduri pentru a deturna fonduri. Multe firme solicită ca cel puțin doi angajați să semneze biletele de registru general, iar audituri interne sunt programate în mod regulat, care sunt concepute pentru a preveni și detecta frauda.