Departamentele corporațiilor de stat sunt denumite „Departamentul Corporațiilor”, „Divizia Corporațiilor” sau „Divizia Corporațiilor”, în funcție de statul în care se află. Secretarul de Stat supraveghează departamentul, care este custode legal pentru toate corporațiile și alte entități comerciale constituite și înregistrate la stat. Dacă publicul are nevoie de acces la înregistrările corporative, departamentele corporațiilor de stat au autoritatea și capacitatea de a furniza certificate sigilate și copii ale dosarelor corporației pe care departamentul le solicită și le menține.
Datoria și responsabilitatea principală a departamentelor corporațiilor de stat este de a autoriza activitățile de afaceri în stat și de a păstra evidențe. Toate formele de afaceri sunt autorizate de către departamente, inclusiv corporațiile non-profit și corporațiile străine care desfășoară afaceri în stat. O datorie secundară a unor departamente ale corporațiilor de stat este de a reglementa tranzacțiile financiare, cum ar fi schimbul de valori mobiliare. Companiile care vând anumite produse și servicii financiare sunt, de asemenea, reglementate, inclusiv planificatorii financiari și brokerii de valori mobiliare. Unele state nu au competențe de reglementare, dar sunt singurele responsabile pentru menținerea înregistrărilor.
Înregistrările mărcilor comerciale și ale mărcilor de serviciu la nivel de stat sunt depuse și aprobate de departamentele corporațiilor de stat. Proprietarii de afaceri își pot proteja marca prin înregistrarea mărcii lor la stat. Într-un proces pentru încălcarea mărcii comerciale, aceasta va fi o dovadă cheie pentru a dovedi cine deține marca comercială. Un proprietar de afaceri poate înregistra, de asemenea, un nume de companie fictiv la departament.
Unele state permit companiilor să desemneze secretarul de stat ca agent pentru a primi un serviciu de proces. Dacă cineva depune un proces împotriva afacerii, poate trimite plângerea către departamentul de corporații. La rândul său, departamentul va trimite o copie a plângerii la ultima adresă cunoscută a companiei.
Multe departamente ale corporațiilor de stat permit publicului să caute în evidențele companiilor și numelor de afaceri pe site-urile web pe care le păstrează. Afacerile înființate pot verifica site-ul web pentru a vedea dacă numele lor de afaceri este folosit de o altă afacere din stat. Întreprinderile pot, de asemenea, să plătească și să depună rapoarte și dosare anuale cerute de legea statului, în funcție de tipul de afacere. Corporațiile își pot pierde „bunătatea” într-un stat dacă nu își îndeplinesc cerințele anuale de depunere. Unele departamente permit unui proprietar de afaceri să plătească orice impozit pe profit datorat.
Departamentele corporațiilor de stat oferă adesea resurse și informații valoroase pe site-urile lor web, care pot fi utile atunci când planificați o afacere. Funcția de căutare a numelui este adesea disponibilă online, dar funcționarii pot căuta și disponibilitatea unui nume de companie contra cost.