Procesele verbale corporative sunt note documentate ale problemelor discutate în timpul unui tip de întâlnire de afaceri. Procesele verbale de ședințe de acest tip sunt în mod obișnuit pregătite pentru o gamă largă de evenimente, cum ar fi adunările acționarilor și ale directorilor. Înregistrările corporative de acest tip sunt în general revizuite și modificate după cum este necesar la întâlnirile ulterioare și devin parte din evidențele permanente care sunt păstrate de majoritatea corporațiilor.
O gamă largă de informații pot fi incluse într-un set de minute corporative. De obicei, detaliile incluse se vor concentra pe înregistrarea cu acuratețe a discuțiilor despre diferite subiecte relevante pentru funcționarea afacerii. Exemplele obișnuite de elemente rând găsite în procesele-verbale corporative includ discuția, adoptarea sau modificarea planurilor și procedurilor de afaceri, alegerea și recunoașterea noilor funcționari în companie și deciziile de a emite sau de a vinde acțiuni. Chiar și probleme precum restructurarea pachetelor de beneficii pentru angajați sau divertismentul ideii de vânzare sau fuziune a afacerii pot fi discutate în timpul întâlnirii și documentate în procesul-verbal oficial.
În multe jurisdicții, companiile sunt obligate prin lege să păstreze procesele-verbale ale unor anumite tipuri de reuniuni, cum ar fi adunările acționarilor sau ale directorilor în care au loc alegeri. Chiar dacă legile locale nu cer ca procesele-verbale să fie păstrate la anumite tipuri de întâlniri corporative, multe companii aleg să facă acest lucru ca mijloc de a crea o istorie continuă a afacerii și de a se asigura că subiectele și discuțiile cheie sunt disponibile pentru referință la date viitoare. . Deoarece procesele-verbale corporative sunt adesea considerate admisibile în ședințele de judecată, este foarte important să vă asigurați că procesele-verbale sunt corecte și aprobate de cei care participă la întâlnire.
Există mai multe abordări diferite pentru pregătirea proceselor verbale corporative. O abordare implică prezența unui individ instruit ca înregistrator pentru a lua notițe în timpul întâlnirii propriu-zise. Mai frecvent astăzi, întâlnirea este înregistrată cu echipamente obișnuite de înregistrare audio, ceea ce face posibil ca un document text să fie pregătit la o dată ulterioară. Unele companii includ chiar și date vizuale în procesele-verbale, cum ar fi includerea unei prezentări de diapozitive care este prezentată acționarilor, combinând text și ajutoare vizuale pentru a oferi o istorie mai completă a ceea ce a avut loc în ședință.
Cu oricare dintre abordări, o transcriere oficială este pregătită și distribuită membrilor consiliului de administrație sau acționarilor pentru revizuire. La următoarea întâlnire programată, procesul-verbal corporativ este revizuit și modificat dacă este necesar. Procesul propriu-zis de revizuire și de efectuare a amendamentelor poate fi oarecum relaxat, deși nu este neobișnuit ca unele companii să utilizeze procedurile parlamentare, așa cum sunt prezentate în lucrări precum Regulile de ordine ale lui Robert, pentru a recunoaște, a lua în considerare și, în cele din urmă, a aproba sau respinge sugestiile de modificări. sau modificări în timpul examinării procesului-verbal propus. Odată ce cei prezenți sunt de acord că procesele-verbale sunt complete și exacte, acestea sunt aprobate și devin parte din evidențele oficiale ale companiei.