Etapele managementului de proiect apar atunci când sunt atinse etapele cruciale, cum ar fi finalizarea unui raport major sau livrarea bunurilor către client. În timp ce rezultatul etapei proiectului necesită de obicei multă muncă pentru a se realiza, etapa în sine nu are niciun efort. Mai degrabă, o etapă de management de proiect este un punct de măsurare în procesul de lucru. Adesea planificate în stadiile incipiente ca puncte de control, reperele nu marchează doar linia temporală sau etapa unui proiect, ci și direcția acestuia.
De exemplu, în exemplele de mai sus în care un punct de referință este un raport finalizat sau o livrare a unui client, managerul de proiect poate să fi programat o schimbare a direcției care ar trebui să fie următorul pas pe baza acestor rezultate. Dacă raportul s-a dovedit a lipsi ceva important, ar trebui luată o decizie cu privire la care angajat ar fi responsabil pentru remedierea rapidă a erorii. Dacă clientul nu a fost mulțumit de articolul livrat, ar trebui să se facă aranjamente pentru ca un reprezentant de vânzări să discute și să remedieze problema. Astfel de etape de management de proiect vor determina apoi o schimbare în direcția procesului pentru a se adapta noilor decizii luate pentru a atinge obiectivele necesare.
Dacă o etapă de management de proiect este folosită doar ca punct de verificare, mai degrabă decât programată și ca o posibilă schimbare de direcție necesară, o mică problemă de-a lungul drumului ar putea afecta scopul final. Dacă sunt verificate doar etapele de management de proiect, detaliile mai mici ar putea trece neobservate la început și ar putea face ca totul să pară încă la timp, când în realitate nu ar fi. De exemplu, într-un proiect de construcție, punctul în care sunt livrate materialele ar putea fi considerat unul dintre etapele importante ale managementului de proiect. Dacă rămâne totuși așa, bifat de pe listă fără a te asigura că totul este acolo pentru a finaliza construcția la timp, aceste detalii ar putea cauza o problemă mare.
În planul inițial al proiectului, dacă acest tip de piatră de hotar are programat și un punct de control, lipsa problemelor este mult mai puțin probabilă. Acest lucru face ca etapele managementului de proiect să fie mult mai cruciale decât doar o măsurătoare, dar și un instrument de planificare valoros. Detectarea rapidă a problemelor, apoi schimbarea direcției pentru a le rezolva cu promptitudine, poate menține un proiect pe drumul cel bun, fără a perturba întregul plan sau program.