Un facilitator de întâlnire poate ocupa diverse roluri, în funcție de tipul de întâlnire. De exemplu, el ar putea fi responsabil pentru înregistrarea proceselor-verbale și pentru a se asigura că discursurile, discuțiile sau prezentările sunt păstrate la orele alocate. Unele întâlniri pot fi despre subiecte controversate sau emoționante, astfel încât facilitatorul poate acționa mai mult ca un moderator de întâlnire în acest caz. O altă responsabilitate tipică a unui facilitator de întâlnire este de a menține dialogul relevant, făcând pauze sau schimbând direcția atunci când conversația se îndepărtează. În general, el ajută și ghidează procesul fără a încerca să influențeze rezultatul.
Organizațiile planifică întâlniri dintr-o varietate de motive. Sunt proceduri standard pentru multe tipuri de afaceri, în timp ce altele pot avea întâlniri mai rar. Tipurile de adunări pot varia de la întâlniri săptămânale ale personalului până la retrageri corporative care durează câteva zile. Întâlnirile pot avea loc la birou, la o locație în afara sediului și chiar online. Un facilitator de întâlnire poate fi un angajat, cum ar fi un membru al personalului administrativ, sau poate fi un consultant extern angajat special pentru organizarea și desfășurarea întâlnirilor.
Înainte de întâlnire, un facilitator de întâlnire se va pregăti, de obicei, identificând și cercetând orice probleme relevante. El ar putea crea agenda și comunica cu participanții la întâlnire, informându-i despre detalii și furnizând informații prealabile, cum ar fi subiecte de discuție. Adesea, facilitatorii se ocupă de detaliile logistice, cum ar fi amenajarea locației întâlnirii cu elemente de necesitate precum mobilier, rechizite și băuturi răcoritoare.
Numit frecvent moderator, facilitatorul întâlnirii poate avea o listă de probleme sau întrebări de discuție. De obicei, începe dialogul și poate păstra timpul, schimbând subiectul pentru a avansa discuția atunci când este necesar. Adesea, el nu are o miză în rezultat, dar acționează ca un agent imparțial al organizației. El ar putea participa încurajând discuțiile și ajutând anumite persoane să contribuie. Pe lângă luarea de note personale, ar putea folosi și o tablă mare sau alte mijloace vizuale pentru a completa discuția și a extinde ideile.
Un facilitator de întâlnire acționează adesea și ca înregistrarea întâlnirii. El poate sau nu să participe la dialog, dar funcția sa principală este să înregistreze procesele-verbale. Acest lucru se face de obicei prin scrierea sau tastarea lor de mână sau folosind un dispozitiv de înregistrare. Mai târziu, înregistratorul poate transcrie notele și distribuie procesele-verbale sau rapoarte ale întâlnirilor.
O caracteristică a unui bun facilitator de întâlnire este capacitatea de a fi imparțial. Demonstrarea atenției la detalii și ajutarea participanților să-și respecte timpul alocat în timp ce progresează către obiectivele declarate sunt alte abilități benefice. În general, conducerea unor întâlniri eficiente include, de asemenea, dorința facilitatorului întâlnirii de a urmări participanții și de a-i ajuta să ia măsuri pentru atingerea oricăror obiective pe care le-au conturat.