Scrisorile de angajament sunt instrumente foarte comune care acționează ca contracte pentru servicii între grupuri. Contabilii fiscali, avocații și alte profesii orientate spre servicii furnizează aceste documente clienților. Specificul fiecărei scrisori de angajament este diferit, dar ele includ în general patru părți distincte ale contractului.
Prima parte a scrisorilor de angajament se referă întotdeauna la serviciile oferite clientului. În funcție de emitentul scrisorii, aceasta poate prescrie orice, de la un contabil care efectuează un audit al conturilor specifice ale unui client până la ceva mai deschis, cum ar fi contractul de reținere legală a unui avocat. În mod normal, această parte a scrisorii defalcă și responsabilitățile specifice, cum ar fi sarcinile pe care auditorul le va îndeplini și ce rezultate sau rapoarte vor fi furnizate clientului, dacă este cazul.
A doua parte a scrisorilor de logodnă tratează de obicei orice avertismente specifice cu privire la responsabilitățile și serviciile furnizate. Aici emitentul scrisorii explică eventualele constrângeri ale executării lucrărilor și care vor fi posibilele consecințe. Un exemplu este o firmă de contabilitate care afirmă că are nevoie de acces la înregistrări pentru o anumită perioadă de timp sau că nu poate garanta efectuarea auditului său. Timpul de livrare a acestor servicii, cunoscut sub numele de termen limită, este, de asemenea, acoperit în această secțiune. Ea clarifică așteptările de timp pentru ambele părți și recunoaște că nerespectarea acestui termen reprezintă o încălcare a contractului.
Asistența pentru clienți este listată ferm în a treia secțiune a majorității scrisorilor de angajament. Această secțiune intenționează să precizeze ce asistență, dacă există, trebuie să ofere clientul emitentului scrisorii. Aceasta cuprinde o mulțime de sarcini, dar de obicei se referă la completarea documentelor sau deschiderea de conturi. Această secțiune prevede de obicei că se va adăuga o taxă dacă clientul nu își face față acestor responsabilități. Aceasta este, de asemenea, partea din scrisoare care se adresează oricăror contractori externi care vor fi necesari, cum ar fi un evaluator care va determina valoarea activelor clientului pentru o firmă de avocatură care se ocupă de divorțul clientului.
În cele din urmă, o declarație de declinare a răspunderii care declară intenția emitentului de a-și îndeplini sarcinile cât mai bine este o parte standard a secțiunii a patra. Taxa pentru acest serviciu este, de asemenea, listată. La sfârșitul scrisorii de angajament, toate părțile implicate vor semna și data documentația pentru a finaliza contractul.