Deoarece atât de multe afaceri se desfășoară acum prin e-mail, înțelegerea etichetei e-mailului de afaceri este de mare valoare. Câteva reguli de reținut sunt să cunoașteți audiența cuiva, să păstrați comunicarea scurtă și la obiect și să păstrați e-mailul de afaceri similar cu e-mailul de afaceri obișnuit. În cadrul acestor linii directoare pentru eticheta e-mailurilor de afaceri există mai multe excepții.
Dacă cineva răspunde la o întrebare de locuri de muncă sau la o postare de afaceri, asigurați-vă că, atunci când este posibil, puteți trimite atașamente. Un e-mail de afaceri ca răspuns la un anunț pentru un loc de muncă ar trebui să fie în esență o scrisoare de intenție. Majoritatea reclamelor vor indica dacă să atașați un CV sau dacă să tai și să lipiți CV-ul. Unele companii nu vor deschide atașamente și vor șterge e-mailurile cu atașamente.
De asemenea, atunci când un atașament este acceptabil, asigurați-vă că nu este de mare lungime. Trimiterea oricăror peste 150 este considerată o mare încălcare a etichetei de e-mail de afaceri în majoritatea cazurilor. Cu toate acestea, un proiect la care lucrează doi oameni împreună poate necesita ocazional grafică sau fișiere de proiect care ocupă mai mult spațiu. Pur și simplu verificați dacă asociatul de afaceri dorește ca acestea să fie trimise prin e-mail. El sau ea poate prefera o copie a discului snail mail pentru a reduce durata de încărcare a unui e-mail.
Eticheta de e-mail de afaceri sugerează utilizarea formalității în adresarea persoanelor. În general, adresați-vă oamenilor așa cum v-ați face dacă ați conversa cu persoana respectivă. Dacă cineva se adresează de obicei cuiva ca domnul Brown, nu începe o scrisoare folosind prenumele domnului Brown. Dacă cineva îl sună de obicei pe domnul Brown după numele său, eticheta de e-mail de afaceri permite adresa mai puțin formală.
Acolo unde cineva nu este familiarizat cu statutul de căsătorit al unei femei, eticheta de e-mail de afaceri sugerează termenul de doamnă. O excepție de la aceasta este e-mailul către medici. În acest caz, folosiți titlul formal de Dr.
Asigurați-vă că includeți un anumit subiect referitor la conținutul e-mailului cuiva. Acesta ar putea fi „Răspunde la postarea de locuri de muncă #1351 pe Lista lui Craig” sau „Hai să ne întâlnim săptămâna aceasta pentru a discuta opțiunile noastre.” Asigurați-vă că subiectul reflectă materialul pe care intenționează să îl prezinte.
E-mailul de afaceri nu are nevoie de semne de punctuație creative, fețe zâmbitoare sau alte înfloriri care ar putea apărea în e-mailurile ocazionale dintre prieteni. De asemenea, ar trebui să fie fără abrevieri de chat. Doi asociați apropiați de afaceri i-ar putea include în e-mailurile lor, dar în general formal este mai bine.
Pentru a reduce spațiul, nu citați tot materialul trimis de altcineva. Tăiați, lipiți și citați numai bucăți scurte de material atunci când este cazul. Dacă materialul nu este relevant, ștergeți materialul citat înainte de a răspunde la un mesaj. De asemenea, păstrați propriul material scurt și la obiect.
Eticheta e-mailului de afaceri necesită, în plus, să comunice folosind o gramatică bună, propoziții bine construite și cuvinte scrise corect. Dacă cineva nu este puternic în aceste domenii, comunicarea poate părea destul de prostească și poate face să pară mai puțin inteligent. Asigurați-vă că verificați ortografic și gramatical materialul, apoi citiți-l din nou, cu voce tare, pentru a verifica dacă are sens. Dacă gramatica rămâne o problemă, luați în considerare un curs de scriere de afaceri pentru a ajuta la îmbunătățirea comunicării scrise.
În cele din urmă, nu adăugați asociați de afaceri pe lista de glume. Aceasta este o încălcare clară a etichetei de e-mail de afaceri. Dacă cineva lucrează cu cineva căruia îi plac glumele, cereți e-mailul privat pentru a-l adăuga pe listă. De asemenea, nu trimite niciodată corespondența în lanț unui asociat de afaceri. Dacă cineva primește un avertisment de virus, verificați site-urile de falsă de pe Internet înainte de a trimite acest lucru către asociații de afaceri. Majoritatea avertismentelor de viruși trimise prin e-mail sunt farse și provoacă alarme inutile sau ocupă spațiu în ceea ce ar trebui să fie o cutie poștală orientată spre afaceri.