Când căutați cea mai bună platformă de colaborare, evaluați-vă nevoile și așteptările de la software. Majoritatea platformelor de colaborare oferă funcții de comunicare de bază, stocare de date, partajare de fișiere, instrumente de depanare și facilități de conferință. Viteza, ușurința de utilizare, funcțiile suplimentare și costurile implicate ar trebui luate în considerare, de asemenea.
Cele trei caracteristici de bază și cele mai importante ale oricărei platforme de colaborare sunt stocarea centralizată a datelor, instrumentele de comunicare și instrumentele de depanare. Stocarea centralizată a datelor elimină nevoia fiecărui colaborator de a stoca date pe computerul său și ajută datele să rămână consistente și actualizate. Partajarea de fișiere în direct este o altă caracteristică utilă și facilitează partajarea de documente sau foi de calcul în cadrul grupului colaboratorilor.
Instrumentele de comunicare pot include funcții precum conferințe web, întâlniri de grup sau private, voce prin protocol de internet (VOIP), e-mail sau sisteme de mesagerie instantanee. Live streaming video este foarte eficient pentru conferințe sau întâlniri online, iar unele platforme de colaborare oferă caracteristica unei table virtuale pentru demonstrații. De asemenea, poate fi necesar să excludeți un colaborator de la o întâlnire, iar unele platforme vă vor permite să faceți acest lucru.
Instrumentele de depanare sunt importante atunci când vine vorba de a vă asigura că toți colaboratorii rezolvă problemele rapid și ușor. Unele platforme au o secțiune de ajutor integrată, care poate fi accesată de oricare dintre colaboratorii grupului. Această caracteristică ajută la reducerea utilizării profesioniștilor sau a serviciilor externe și poate economisi timp și bani.
Platformele de colaborare pot lua diferite forme și pot fi software instalat pe o mașină locală sau o instalare care rulează de pe un server la distanță. Unele platforme sunt bazate pe internet, iar colaboratorii pot accesa platforma cu un nume de utilizator și o parolă. Instalarea sau tipul de platformă pe care o alegeți poate afecta viteza și performanța platformei. Viteza este un aspect important, deoarece întârzierea sau performanța lentă poate crea probleme în timpul conferințelor web sau utilizării VOIP.
În unele cazuri, poate fi necesar ca un profesionist să creeze sau să configureze platforma de colaborare pentru dvs. Dacă acesta este cazul, este înțelept să vedem dacă furnizorul oferă și formare pentru membrii echipei care utilizează platforma de colaborare, deoarece acest lucru va ajuta echipa să înțeleagă cum funcționează platforma și va asigura o productivitate optimă încă de la început. Majoritatea platformelor sunt destul de ușor de utilizat, dar caracteristicile și funcțiile diferă foarte mult de la o platformă la alta, așa că poate dura ceva timp pentru ca colaboratorii să înțeleagă pe deplin sistemul.
O ultimă considerație ar fi dacă preferați să utilizați software cu sursă deschisă sau software proprietar. Dacă aveți un buget redus, software-ul open source este cea mai bună opțiune, deoarece aceste pachete pot fi obținute gratuit. Majoritatea acestor pachete oferă funcțiile de bază necesare, dar dacă aveți nevoie de funcții suplimentare, poate fi în interesul dvs. să optați pentru un pachet software plătit.