Software-ul de gestionare a imprimării ajută un utilizator de computer să aleagă ceea ce dorește să imprime. Prin utilizarea software-ului, utilizatorii pot imprima doar ceea ce este necesar și pot evita risipa de cerneală și hârtie de imprimantă pe imagini suplimentare, bucăți de document sau elemente de site web conținute pe o pagină. Pe lângă faptul că ajută la tipărirea documentelor individuale, pot exista anumite utilitare de înregistrare a jurnalelor pentru a informa managerii de birou sau specialiștii în tehnologia informației despre obiceiurile de tipărire ale membrilor personalului sau ale patronilor.
Software-ul de imprimare poate fi disponibil fie sub formă de desktop, fie sub formă de browser. Software-ul desktop poate fi descărcat pe hard disk-ul unui computer și pot fi instalate pluginuri pentru browser, astfel încât acestea să funcționeze împreună cu browserul unui utilizator. Software-ul care este conceput să funcționeze pe desktopul unui computer se va deschide automat atunci când un utilizator încearcă să imprime dintr-o aplicație. Utilizatorilor li se poate solicita o previzualizare a lucrării de imprimare și li se poate oferi posibilitatea de a edita lucrarea de imprimare prin eliminarea elementelor inutile sau combinând mai multe documente. Software-ul care funcționează ca un plug-in de browser poate fi manipulat din browser, iar utilizatorii pot elimina reclamele, imaginile, subsolurile, anteturile sau alte părți consumabile ale unui site web pentru o lucrare de imprimare.
Caracteristicile software-ului de gestionare a imprimării pot varia de la un pachet software la altul. Unele caracteristici comune includ capacitatea de a trece automat peste paginile goale, de a combina mai multe lucrări de imprimare, de a elimina textul și imaginile în exces, de a șterge paginile inutile și de a salva și de a trimite prin e-mail o lucrare de imprimare personalizată. Utilizatorii pot profita de oricare sau de toate aceste caracteristici pentru a maximiza economisirea hârtiei.
Organizațiile non-profit, bibliotecile, școlile, laboratoarele de învățare și centrele tehnologice comunitare pot beneficia de instalarea și utilizarea software-ului de gestionare a imprimării. Utilizarea acestui software poate ajuta la reducerea costurilor operaționale și la conservarea resurselor comunale. Acest lucru poate duce la utilizarea extinsă a instalațiilor. Companiile pot crește profiturile pur și simplu prin utilizarea software-ului de gestionare a imprimării ca parte a rutinelor lor operaționale zilnice.
În plus, orice număr de utilitare software pentru managerul de imprimare pot fi descărcate, instalate și utilizate împreună. De exemplu, un pachet software poate funcționa pentru a bloca imaginile, în timp ce altul oferă previzualizări ale documentelor înainte de a fi tipărite. Din fericire, software-ul de gestionare a imprimării este de obicei gratuit sau disponibil la un cost scăzut, iar reducerile pot fi acordate organizațiilor non-profit sau educaționale. Utilizatorii ar trebui să se asigure că computerele lor au driverele de imprimantă necesare instalate pe ele și că au acces la o rețea sau sunt conectați fizic la imprimante. Pentru a verifica funcționalitatea de bază, utilizatorii ar trebui să imprime documentele de testare înainte de a descărca software-ul.