Rapoartele de accident sunt documente care sunt create, raportate și depuse în momentul în care are loc un anumit tip de accident. În timp ce un raport de accident poate fi depus ca document intern, cum ar fi într-o fabrică de producție, referința mai frecventă la acest tip de raport are de-a face cu crearea și depunerea unui raport de accident la autoritățile locale. Procedurile exacte variază de la o jurisdicție la alta, dar există câteva elemente de bază care se aplică în majoritatea cazurilor.
Pentru majoritatea oamenilor, raportarea accidentelor are loc în momentul producerii unui accident rutier. Oamenii legii care ajung la locul accidentului inițiază de obicei procesul. În cadrul anchetei, polițiștii preiau declarații tuturor celor prezenți la locul accidentului. Aceasta va include șoferii tuturor vehiculelor implicate în accident, precum și orice pasageri sau alți martori. Ideea din spatele anchetei este de a culege cât mai multe date relevante cu privire la originea accidentului.
Pe măsură ce ofițerii primesc date de la fiecare participant sau martor, ei încep să creeze o structură a lanțului de evenimente care au dus la accident. Adesea, ofițerii vor adresa întrebări clarificatoare fiecărei persoane de la locul accidentului, asigurându-se că au o înțelegere corectă a rolului pe care l-a jucat fiecare vehicul în accident. Deoarece constatările anchetei vor fi folosite pentru a crea și depune un raport de accident de poliție, este imperativ ca datele să fie cât mai complete și exacte posibil.
Pentru a îndeplini această sarcină într-un mod ordonat, multe agenții de aplicare a legii folosesc un formular de raportare a accidentului. Formularul ajută la furnizarea de întrebări specifice cu privire la amplasarea fiecărui vehicul în linia de circulație, ține cont de orice semne de circulație care se află în zonă și, în general, face posibilă realizarea unei diagrame corecte a scenei. Formularul va oferi, de asemenea, o listă de întrebări specifice pe care ofițerii le vor folosi pentru a ghida investigația, inclusiv întrebări cu privire la orice daune fizice aduse oricăruia dintre pasageri sau șoferi. Ofițerii documentează orice dovadă că alcoolul sau alte substanțe care alterează mintea erau în uz la momentul producerii accidentului.
Odată ce ofițerii au încheiat ancheta, trec detaliile cu fiecare dintre directori. În cazul în care nu pot fi prezentate alte detalii care să afecteze recrearea lanțului de evenimente, polițiștii vor înainta procesul-verbal la secția locală de poliție, unde acesta este reținut la dosar. De acolo, directorii pot revizui și solicita o copie a procesului-verbal de accident rutier pentru depunerea la companiile de asigurări sau în pregătirea depunerii unui proces legat de accident.
În unele jurisdicții, un raport de accident de mașină poate fi transmis electronic de pe site la o bază de date centrală găzduită la secția de poliție locală. Această transmitere este posibilă prin conexiuni wireless care permit ofițerilor anchetatori să acceseze baza de date și să întocmească imediat raportul. Depunerea rapidă a raportului de accident face posibilă obținerea de copii fără perioada de așteptare de una până la două zile care este obișnuită atunci când raportul este depus manual.