Pe măsură ce o companie sau o organizație crește, nevoia de a stabili linii directoare de achiziții devine mai importantă. Achizițiile sau achizițiile reprezintă gestionarea tuturor cheltuielilor pentru servicii și bunuri. Ca aspect al managementului general al afacerii, este o funcție centrală care se referă direct la limitarea costurilor, reducerea cheltuielilor și creșterea profiturilor. Deși majoritatea oamenilor asociază achizițiile cu companii mari și tranzacții de mai multe milioane de dolari, liniile directoare privind achizițiile pot ajuta fiecare firmă, mare și mică.
Domeniul achizițiilor este atât de larg încât cel mai bine este să îl împărțim în procese de afaceri distincte. Principalele categorii sunt: managementul furnizorilor, bunurile și serviciile contractate, termenele de plată, pragurile și segregarea sarcinilor. Pe lângă identificarea diferitelor procese de afaceri, există trei elemente care trebuie completate pentru a dezvolta liniile directoare de achiziții: stabilirea structurii și rolurilor organizaționale, implementarea controalelor contabile și definirea răspunderii și responsabilității pentru procesele de achiziții din cadrul organizației.
Metodologia standard utilizată pentru elaborarea ghidurilor de achiziții este crearea unui folder de fișiere pentru ghiduri. În acest folder de fișiere, creați unul separat pentru fiecare dintre procesele majore de afaceri. Pe măsură ce ghidurile sunt dezvoltate, creați ghidurile de proces pentru diferitele roluri și departamente implicate în proces. Includeți o secțiune privind rapoartele de supraveghere și management, precum și un document de flux pentru revizuirea conducerii superioare. Toate liniile directoare trebuie revizuite și discutate cu zonele afectate și prezentate conducerii superioare pentru revizuire. După acceptare, este necesară instruirea tuturor utilizatorilor pentru a implementa ghidurile.
Primul punct de revizuit este rolurile și responsabilitățile diferiților actori în procesul de achiziție. Identificați cine, ce, unde și de ce pentru fiecare tranzacție și determinați punctul sau activitatea de inițiere. De exemplu, atunci când un departament necesită rechizite de birou, cine este responsabil pentru acest proces? Cum decid ei ce furnizor să contacteze? Care este suma maximă pe care o pot cheltui și cine aprobă această achiziție? Toate aceste întrebări sunt esențiale pentru dezvoltarea ghidurilor de achiziții.
Contabilitatea oferă o structură standard pentru urmărirea și gestionarea cheltuielilor. Utilizarea cererilor de achiziție, a comenzilor de achiziție, a ofertelor, a contractelor și a altor instrumente de achiziție are toate impactul asupra funcțiilor contabile. Controalele contabile tipice se concentrează pe reducerea riscului de fraudă, obținerea celei mai bune valori pentru dolar, primirea prețurilor și condițiilor negociate și a autorizațiilor de aprobare. Aceste elemente pot fi gestionate într-un sistem computerizat, dar mai întâi trebuie să fie definite în liniile directoare ale procesului de afaceri.
Responsabilitatea și responsabilitatea reprezintă un factor major în achiziții. Majoritatea organizațiilor se concentrează pe valoarea în dolari a comenzii de achiziție sau a contractului, dar pot trece cu vederea totalul cheltuit pentru o anumită marfă. Determinarea poziției potrivite pentru a fi responsabil pentru negocierea cu furnizorul și procesarea comenzilor de achiziție este un pas important în ghidul de achiziții.