Scrierea unei propuneri de licitație implică calcularea tarifelor, scrierea conținutului de vânzare și realizarea unei prezentări profesionale. Pentru a calcula tarifele, o persoană trebuie să-și înțeleagă costurile, să cerceteze concurența și să determine dacă vor fi necesare noi echipamente sau consumabile. După calcularea costurilor, la această cifră ar trebui adăugată o rată sau o sumă de markup și comparată cu concurenții. Cu această cifră finală, propunerea poate fi creată cu o scrisoare de intenție, detalii despre serviciul propus, copie de vânzare și ofertă. Indiferent dacă propunerea de ofertă este transmisă prin e-mail sau prin poștă obișnuită, prezentarea trebuie să fie profesionistă, cu antet, fără greșeli de ortografie sau gramaticală și o bună organizare.
Calcularea prețului pentru o propunere de ofertă este unul dintre primii pași ai scrierii acesteia. Calculul ar trebui să includă toate costurile asociate cu proiectul, cum ar fi materialele, forța de muncă și upgrade-urile. Dacă trebuie achiziționate echipamente sau utilaje noi pentru a finaliza acest proiect, atunci costul total al acestuia ar trebui inclus, cu excepția cazului în care va fi utilizat și pentru proiecte viitoare – dacă va fi folosit pentru proiecte viitoare, este acceptabil să se includă doar o fracțiune. a costului în calcul. După adunarea tuturor costurilor, ar trebui inclusă o rată sau o sumă de markup pentru a obține un profit. Dacă cineva nu este sigur care ar trebui să fie acest tarif, poate fi utilă cercetarea tarifelor concurenților.
Scrierea propunerii de ofertă începe cu o scrisoare care include mulțumirea companiei pentru oportunitatea de a depune o ofertă, descriind serviciul sau produsul propus și subliniind care este următorul pas pentru asigurarea ofertei. Când descrieți serviciul propus, propunerea de ofertă ar trebui să includă modul în care compania diferă de concurenți, modul în care serviciul se potrivește nevoilor lor specifice și la ce să se aștepte ca rezultat final. Scrisoarea ar trebui să precizeze, de asemenea, ce trebuie să facă compania pentru a garanta oferta, cum ar fi semnarea unui contract anexat, plata unui depozit sau programarea unei întâlniri față în față.
Toate documentele justificative trebuie incluse în scrisoarea de propunere de ofertă. Unii clienți au nevoie de mostre de lucrări anterioare, scrisori de recomandare sau un CV, de exemplu. Documentele trebuie prezentate în ordinea indicată de client și verificate de două ori pentru a se asigura că nu lipsește nimic. Dacă scrisoarea va fi trimisă prin poștă obișnuită, ar trebui folosit un plic mare pentru a crea o prezentare mai frumoasă decât un plic standard supraîncărcat. În plus, documentele ar trebui să fie fără riduri, curate și capsate frumos împreună. Dacă propunerea urmează să fie trimisă prin e-mail, atunci e-mailul ar trebui să afișeze imediat scrisoarea cu documentele suportate atașate într-o dimensiune de fișier ușor de descărcat.