O scrisoare de absenteism ar trebui să precizeze motivul avertismentului și datele specifice în care un angajat a lipsit de la serviciu. Listarea rezultatului dorit îi informează angajatului că compania se așteaptă ca prezența să se îmbunătățească. Acest avertisment explică de obicei consecințele absențelor repetate nejustificate de la serviciu și include un comentariu care indică convingerea că problema poate fi rezolvată. O scrisoare de absent ar putea sublinia probleme din trecut de natură similară.
Unele companii preferă o întâlnire față în față cu un angajat care lipsește prea multă muncă ca pas inițial înainte ca o scrisoare de absenteism să iasă. Oferirea lucrătorului unei copii a fișei de prezență documentează absențe excesive și ar putea fi singura acțiune necesară pentru a rezolva problema. O întâlnire oferă, de asemenea, angajatului șansa de a explica circumstanțele de la locul de muncă sau din viața personală care cauzează absenteism.
O scrisoare de absenteism oferă uneori consiliere angajatului sau îi cere acestuia să își dea acordul pentru un examen medical. Această scrisoare trebuie să rămână profesională și să nu includă opinii personale ale lucrătorului. Trebuie precizat motivul scrisorii, împreună cu potențialele consecințe în cazul în care participarea la muncă nu se îmbunătățește. Dacă o politică a companiei reglementează prezența angajaților, politica poate fi menționată în scrisoarea de absenteism.
Dacă un angajat continuă să lipsească de la serviciu fără motiv, o a doua literă ar putea fi formulată mai sever. S-ar putea observa avertismente anterioare și lipsă de îmbunătățire a ratei de prezență a angajatului. Amenințarea cu încetarea apare în general în această scrisoare de absenteism. Dovezile privind prezența slabă ar trebui să fie subliniate clar în acest avertisment, împreună cu orice eforturi ale angajatorului pentru a rezolva problema.
Oamenii lipsesc de la muncă din diferite motive, inclusiv boli și răni. Aceste condiții sunt de obicei în afara controlului lucrătorului și sunt acceptate ca motive legitime pentru absențe. Unele companii cer dovada unui medic dacă problemele medicale împiedică o persoană să meargă la muncă, mai ales dacă absența acoperă o perioadă lungă de timp. Atunci când un angajat lipsește frecvent de la serviciu din motive pe care le poate controla, de obicei se justifică măsuri disciplinare progresive.
Absenteismul obișnuit poate fi definit în politica companiei, dar în general implică absențe de o zi care apar des. De obicei, conducerea calculează numărul total de zile în care un angajat nu a apărut pe o perioadă lungă de timp. Acest număr poate fi comparat cu rata de prezență a altor angajați pentru a determina dacă absențele sunt excesive.
Acțiunea finală luată în mod obișnuit pentru a face față absenteismului cronic ar putea veni ca o scrisoare de reziliere. Această scrisoare ar trebui să menționeze în mod clar că un angajat nu și-a corectat prezența după avertismente. O scrisoare de reziliere îi cere de obicei angajatului să predea cheile, echipamentul, uniformele și orice altă proprietate aparținând companiei. De obicei, include o dată în vigoare și un termen limită pentru returnarea proprietății.
Absentismul îi afectează pe colegii de la locul de muncă care ar putea acoperi sarcinile îndeplinite în mod normal de colegii absenți. Când acest lucru se întâmplă în mod repetat, poate genera resentimente și poate afecta moralul. Impactul financiar ar putea include plata orelor suplimentare pentru ca cineva să efectueze munca efectuată de obicei de angajatul absent. Absentismul poate afecta, de asemenea, productivitatea și poate perturba programele.