Aproape toți cei care au folosit e-mailul sau au lucrat cu diferite tipuri de documente electronice au auzit de zipping. În esență, arhivarea este actul de a crea ceea ce este cunoscut sub numele de fișier zip. Arhivarea creează un mijloc de a plasa un număr de fișiere diferite într-un singur folder și apoi de a comprima folderul într-o dimensiune mai mică decât fișierele individuale care sunt incluse. Fișierele Zip sunt de mare ajutor atunci când vine vorba de gestionarea spațiului de pe hard diskul unui computer, precum și mult mai ușor de utilizat atunci când trimiteți documente prin e-mail.
Unul dintre lucrurile grozave despre zipping este că procesul nu trebuie să fie permanent. Folderele și fișierele pot fi decomprimate sau dezarhivate cu aceeași ușurință care este necesară pentru a comprima sau arhiva fișierele în primul rând. Același software care este utilizat pentru procesul de zip oferă și protocoalele de dezarhivare. La decomprimarea fișierelor, software-ul necesită doar câteva acțiuni din partea utilizatorului. Nu este nevoie ca sistemul să reconfigureze formatul original de fișier, deoarece software-ul va restabili automat setările originale în timp ce extrage fișierele din folderul arhivat.
Arhivarea a devenit o modalitate populară de arhivare a documentelor mai vechi care nu sunt necesare în mod regulat. Fișierele arhivate sunt stocate pe un CDR sau arhivate pe un server comun. Acest lucru eliberează spațiu pe hard disk-ul individual care poate fi dedicat fișierelor și software-ului care sunt accesate în mod regulat. Deoarece regăsirea fișierelor arhivate durează foarte puțin timp, arhivarea este o apariție zilnică în aproape orice afacere care necesită introducerea datelor ca parte a modelului de afaceri.
Arhivarea este, de asemenea, ideală pentru a trimite fișiere mari prin e-mail. Acest lucru poate fi util în special atunci când destinatarul poate folosi un proces de conectare mai lent, cum ar fi la un hotel. În timp ce comprimarea nu face nimic pentru a crește viteza unei conexiuni dial-up, creează o cantitate mai mică de date pentru ca conexiunea să fie procesată și furnizată. Există o anumită securitate implicată și în cazul zipării. În primul rând, destinatarul va trebui să aibă software de zip pentru a extrage fișierele arhivate. În al doilea rând, este posibil să criptați fișierele cu o parolă în timpul procesului de zip. Acest lucru va împiedica oricine fără acces la codul de acces să poată deschide și citi documentele.