Ένας αυτοματοποιημένος γραμματέας είναι μια συσκευή που δρομολογεί κλήσεις σε ένα γραφείο. Αυτές οι συσκευές χρησιμοποιούνται συχνά από μικρές επιχειρήσεις ως τρόπος παροχής βασικού φίλτρου μεταξύ γραφείων και ανεπιθύμητων τηλεφωνικών κλήσεων, όπως τηλεπωλητές ή λάθος αριθμοί. Οι μεγαλύτερες επιχειρήσεις θα έχουν συχνά έναν πραγματικό γραμματέα για να εκτελέσει αυτή τη λειτουργία, καθιστώντας τον αυτοματοποιημένο γραμματέα περιττό. Αυτός ο όρος χρησιμοποιείται συχνά συνώνυμα με τον εικονικό γραμματέα, αλλά οι δύο στην πραγματικότητα είναι πολύ διαφορετικοί. Ένας εικονικός γραμματέας είναι ένα πραγματικό πρόσωπο, όχι μόνο ένα άτομο που είναι παρόν στην ίδια την επιχείρηση.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, ένας αυτοματοποιημένος γραμματέας είναι ένα μικρό κουτί που συνδέεται στη γραμμή τηλεφώνου μεταξύ του τηλεφώνου και του τοίχου. Όταν ένας γνωστός και εγκεκριμένος αριθμός καλεί τη γραμμή, ο γραμματέας θα επιτρέψει την κλήση να μεταβεί απευθείας στο τηλέφωνο. Εάν ένας μη εγκεκριμένος, άγνωστος ή περιορισμένος αριθμός κλήσεων, ο αυτόματος γραμματέας θα τον υποκλέψει.
Γενικά, μια υποκλοπή αυτού του τύπου σημαίνει ότι ένα αυτοματοποιημένο σύστημα απαντά στην κλήση και ζητά βασικές πληροφορίες από τον καλούντα. Αφού λάβει απαντήσεις στις ερωτήσεις της, η συσκευή θα καλέσει το συνδεδεμένο τηλέφωνο και θα μεταφέρει αυτές τις πληροφορίες στον δέκτη – ο οποίος στη συνέχεια έχει την επιλογή να λάβει την κλήση. Εάν ο αριθμός είναι γνωστός ως κακός ή ο δέκτης αρνείται την κλήση, η κλήση θα μεταφερθεί στον τηλεφωνητή ή θα αποσυνδεθεί.
Ένα συνηθισμένο λάθος είναι να υποθέσουμε ότι ένας εικονικός και ένας αυτοματοποιημένος γραμματέας είναι το ίδιο πράγμα. Ένας εικονικός γραμματέας είναι ένας ανεξάρτητος ανάδοχος που λειτουργεί ως γραμματέας από απομακρυσμένη τοποθεσία. Συνήθως, αυτοί οι εργαζόμενοι θα έχουν γραφείο στο σπίτι και θα εκτελούν κοινή γραμματειακή εργασία, συχνά για πολλές διαφορετικές εταιρείες. Οι συνήθεις εργασίες περιλαμβάνουν την απάντηση στο τηλέφωνο, τη μεταγραφή εγγεγραμμένων επιστολών ή ομιλιών και την πραγματοποίηση ταξιδιών.
Παρόλο που οι δύο τύποι γραμματείς είναι πολύ διαφορετικοί, έχουν παρόμοια συνολική μεθοδολογία. Αφαιρώντας τόσο το χώρο όσο και το κόστος ενός παραδοσιακού γραμματέα, μια επιχείρηση μπορεί να λειτουργήσει με πολύ χαμηλότερα γενικά έξοδα. Αυτό επιτρέπει σε μια επιχείρηση να λειτουργεί σε επίπεδο όπου μπορεί να έχει χρεοκοπήσει σύμφωνα με το παραδοσιακό σύστημα. Επιπλέον, η χρήση των αυτοματοποιημένων λειτουργιών τηλεφώνου ενός εικονικού γραμματέα θα επιτρέψει συχνά σε μια επιχείρηση να φαίνεται μεγαλύτερη και καλύτερα οργανωμένη.
Στην περίπτωση του εικονικού γραμματέα, η εξωτερική ανάθεση εργασίας παρέχει επιπλέον οφέλη. Ένας μεμονωμένος εργαζόμενος μπορεί να εργαστεί ταυτόχρονα σε πολλές εταιρείες, αντί να αναγκαστεί σε μια μερική απασχόληση. Επιπλέον, η εργασία από το σπίτι επιτρέπει σε άτομα με μικρά παιδιά, αναπηρίες ή απρόβλεπτα ωράρια να συνεχίσουν να εργάζονται στο εργατικό δυναμικό.
SmartAsset.