Ένας εκτελεστικός γραμματέας είναι ένα άτομο που εργάζεται ως διοικητικός βοηθός για ανώτατο στέλεχος. Γενικά δεν πρόκειται για γραμματειακή θέση αρχικού επιπέδου. Συνήθως, αυτή η δουλειά απαιτεί πολυετή εμπειρία ως γραμματέας για κυρίως υψηλόβαθμα στελέχη. Τα καθήκοντα ενός εκτελεστικού γραμματέα μπορεί να επεκτείνουν τα καθήκοντα ενός παραδοσιακού γραμματέα. Παρόλο που η εμπειρία μπορεί να είναι ένας παράγοντας που συμβάλλει, ορισμένοι εργοδότες ενδέχεται να απαιτούν μια πανεπιστημιακή εκπαίδευση για να αποκτήσουν αυτήν τη θέση.
Η αποφοίτηση από το λύκειο είναι συνήθως το λιγότερο αποδεκτό επίπεδο εκπαίδευσης για να εργαστείτε ως εκτελεστικός γραμματέας. Ενώ ήταν στο γυμνάσιο, το άτομο μπορεί να έχει διαπρέψει σε μαθήματα επιχειρήσεων και υπολογιστών. Καθώς το πεδίο για τους εκτελεστικούς γραμματείς μπορεί να είναι ανταγωνιστικό, η απόκτηση πτυχίου κολλεγίου μπορεί να δώσει σε κάποιο άτομο κάποιο πλεονέκτημα για την εξασφάλιση μιας εργασίας. Ορισμένα άτομα μπορεί να επιλέξουν να ακολουθήσουν διετές πτυχίο συνεργάτη, ενώ άλλα μπορεί να επιλέξουν τετραετή πτυχίο. Πολλοί άνθρωποι που αναζητούν αυτήν τη θέση ως καριέρα μπορούν να εγγραφούν σε ένα πρόγραμμα που σχετίζεται με επιχειρήσεις, όπως διοίκηση επιχειρήσεων, διαχείριση επιχειρήσεων ή διοίκηση γραφείου.
Στις περισσότερες περιπτώσεις, ο εκτελεστικός γραμματέας είναι το δεξί χέρι ή γυναίκα σε ανώτατο στέλεχος σε μια επιχείρηση ή εγκατάσταση. Ο γραμματέας είναι αρκετά συχνά η κινητήρια δύναμη στα παρασκήνια, διασφαλίζοντας ότι η επιχείρηση λειτουργεί ομαλά σε καθημερινή βάση. Υπάρχουν πολλές εργασίες που εκτελούνται από έναν εκτελεστικό βοηθό σε αυτή τη θέση. Μερικά από τα πιο συνηθισμένα καθήκοντα αυτού του τύπου γραμματέα μπορεί να περιλαμβάνουν την πληκτρολόγηση επιστολών για λογαριασμό του αφεντικού του, τη δημιουργία εντύπων, τη σύνταξη υπολογιστικών φύλλων και τη λήψη μηνυμάτων. Επιπλέον, ο γραμματέας μπορεί να παρέχει διοικητική υποστήριξη σε άλλα στελέχη του τμήματος.
Μερικές φορές, ένας εκτελεστικός γραμματέας μπορεί να βρεθεί μέσα σε μια αίθουσα συνεδριάσεων που κάνει περισσότερα από το να αφιερώνει λεπτά. Ο γραμματέας μπορεί να χρειαστεί να καθίσει σε μια συνάντηση απουσία του αφεντικού του και να τον εκπροσωπήσει. Ενώ ο γραμματέας μπορεί να ακούει μόνο τη συνάντηση και να κρατά σημειώσεις για να επιστρέψει στο αφεντικό, μερικοί μπορεί να χρειαστεί να παίξουν ενεργό ρόλο, όπως η ομιλία ή η παρουσίαση. Για το λόγο αυτό, πολλά αφεντικά ξοδεύουν πολύ χρόνο για να εκπαιδεύσουν τη γραμματέα τους για να διασφαλίσουν ότι το άτομο μπορεί να αναλάβει ηγετική θέση εάν απαιτείται απουσία του.
Σε αντίθεση με τους περισσότερους παραδοσιακούς γραμματείς, ένας εκτελεστικός γραμματέας μπορεί να αφιερώνει χρόνο σε σχέση με τις δραστηριότητες του στελέχους εκτός του γραφείου. Ορισμένοι γραμματείς θα είναι υπεύθυνοι για την οργάνωση ταξιδιών για το αφεντικό τους. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει προγραμματισμό πτήσεων, διευθέτηση ξενοδοχείων και προγραμματισμό υπηρεσίας αυτοκινήτου. Συχνά, ο γραμματέας μπορεί επίσης να παρέχει βοήθεια στο στέλεχος σε θέματα που αφορούν την προσωπική του ζωή. Για παράδειγμα, ο γραμματέας μπορεί να προγραμματίσει ραντεβού με γιατρούς, να κανονίσει δείπνο και να συντονίσει εκτός γραφείου συναντήσεις για το στέλεχος.