Ένα έγγραφο καθοδήγησης είναι ένας τύπος επίσημης δημοσίευσης που παρέχει οδηγίες και προτάσεις τις οποίες οι αναγνώστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν κατά την εκτέλεση εργασιών που σχετίζονται με το συγκεκριμένο έγγραφο. Οι κυβερνητικές οντότητες συχνά δημοσιεύουν έγγραφα αυτού του τύπου για να βοηθήσουν άτομα και επιχειρήσεις να συμμορφωθούν με τους κανονισμούς που εκδίδονται από ρυθμιστικές υπηρεσίες, παρέχοντας πολύτιμες πληροφορίες σε οργανωμένη μορφή. Μαζί με τις κυβερνητικές υπηρεσίες, οι επιχειρήσεις εκδίδουν μερικές φορές έγγραφα καθοδήγησης που βοηθούν στη διαχείριση ενός έργου ή στη λειτουργία ενός υποκαταστήματος μιας εταιρείας που είναι εγκατεστημένη σε διεθνή τοποθεσία.
Παρόλο που δεν υπάρχει καθολική μορφή για ένα έγγραφο καθοδήγησης, υπάρχουν ορισμένα στοιχεία που περιλαμβάνονται σχεδόν σε κάθε δημοσίευση αυτού του τύπου. Τα έγγραφα θα περιλαμβάνουν κανονικά μια εισαγωγή που παρέχει στον αναγνώστη κάποιο υπόβαθρο για το θέμα που εξετάζεται στις επόμενες ενότητες. Δεν είναι ασυνήθιστο για την εισαγωγή να περιγράφονται επίσης οι λόγοι για την προετοιμασία του εγγράφου καθοδήγησης και να παρέχεται μια επισκόπηση των στόχων που έχει ο εκδότης ως προς την αξία για τους αναγνώστες.
Μαζί με την εισαγωγή, ένα έγγραφο καθοδήγησης κανονικά θα δομηθεί σε μια σειρά κεφαλαίων που θα αντιμετωπίζουν βασικά ζητήματα που σχετίζονται με το αντικείμενο. Κάθε θέμα συζητείται λεπτομερώς, συμπεριλαμβανομένων πληροφοριών σχετικά με πιθανές χρήσεις, τυχόν νόμους ή κανονισμούς που πρέπει να ληφθούν υπόψη ως μέρος αυτής της χρήσης και τι είδους κυρώσεις μπορεί να επιβληθούν ως αποτέλεσμα της μη συμμόρφωσης. Η ιδέα είναι να παρέχεται ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος στους αναγνώστες να βρουν τις πληροφορίες που σχετίζονται με μια προτεινόμενη δραστηριότητα και να χρησιμοποιήσουν αυτά τα δεδομένα για να δομήσουν τη δραστηριότητα με τρόπο που πληροί όλες τις νομικές απαιτήσεις που ισχύουν σήμερα.
Δεν είναι ασυνήθιστο ένα έγγραφο καθοδήγησης να περιλαμβάνει ένα τμήμα ερωτήσεων και απαντήσεων καθώς και ένα γλωσσάριο όρων. Η ενότητα ερωτήσεων και απαντήσεων θα καλύψει σενάρια που συμβαίνουν συνήθως κατά την προσπάθεια εκτέλεσης καθηκόντων που σχετίζονται με το αντικείμενο του εγγράφου, επισημαίνοντας τρόπους διαχείρισης των εργασιών και εξακολουθούν να είναι σε αρμονία με την ασφάλεια και άλλα κυβερνητικά πρότυπα. Η συμπερίληψη ενός γλωσσάρι όρων μπορεί να βοηθήσει τους αναγνώστες να εντοπίσουν γρήγορα έναν ορισμό φράσεων και όρων που χρησιμοποιούνται στο κύριο σώμα του εγγράφου καθοδήγησης, διευκολύνοντας την κατανόηση του πλαισίου των παρεχόμενων πληροφοριών.
Ανάλογα με το θέμα του εγγράφου καθοδήγησης, η δημοσίευση μπορεί να είναι κάπως σύντομη και απλοϊκή, ή μπορεί να περιλαμβάνει μεγάλο αριθμό σελίδων που περιέχουν κείμενο, εικόνες και οτιδήποτε άλλο μπορεί να απαιτηθεί για να εξερευνήσετε ένα θέμα που είναι κάπως πολύπλοκο. Οι κυβερνητικές υπηρεσίες συχνά παρέχουν αυτά τα έγγραφα σε εταιρείες είτε χωρίς χρέωση είτε με μικρή αμοιβή. Ως μοναδικός πόρος που περιέχει δεδομένα σχετικά με συγκεκριμένες καταστάσεις, ένα έγγραφο καθοδήγησης μπορεί να βοηθήσει τις εταιρείες να αποφύγουν τη μη συμμόρφωση με τους κυβερνητικούς κανονισμούς και να αποτρέψουν την ανάγκη δαπανηρών αλλαγών σε μια επιχειρηματική λειτουργία ως αποτέλεσμα αυτής της μη συμμόρφωσης.
SmartAsset.