Ένα έγγραφο συλλογής συνοδεύει μια αποστολή που περιγράφει λεπτομερώς τις βασικές πληροφορίες και τις σχετικές υποχρεώσεις πληρωμής. Τέτοια έγγραφα παρέχουν μια λίστα με τα πάντα στην αποστολή, με ειδικές σημειώσεις εάν είναι απαραίτητο, και το συνολικό οφειλόμενο ποσό. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει το κόστος για τα προϊόντα μαζί με τα έξοδα αποστολής και διεκπεραίωσης. Οι αγοραστές και οι πωλητές μπορούν να αναφέρουν τα αρχεία τους για να επιβεβαιώσουν ότι ταιριάζουν κατά την υποβολή πληρωμών και την εκτέλεση άλλων δραστηριοτήτων. Οι μοναδικοί αριθμοί αναφοράς τους επιτρέπουν να επικοινωνούν για διαφορές και άλλα ζητήματα.
Οι αγοραστές λαμβάνουν αντίγραφο του παραστατικού παραλαβής μαζί με την αποστολή. Συνήθως περιγράφει λεπτομερώς τα πλήρη στοιχεία επικοινωνίας για τον αγοραστή και τον πωλητή, μαζί με ό,τι υπήρχε στην αποστολή. Εάν ο πωλητής χρειάστηκε να κάνει αντικαταστάσεις ή να παραγγείλει προϊόντα, αυτό μπορεί να σημειωθεί στην τεκμηρίωση. Ο νόμος μπορεί να απαιτεί άλλες αποκαλύψεις, συμπεριλαμβανομένων των όρων πληρωμής. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν τυποποιημένα έντυπα για να διασφαλίσουν ότι θα υπάρχουν όλες οι νομικά απαιτούμενες πληροφορίες.
Η τεκμηρίωση ενημερώνει τους αγοραστές πόσα χρήματα οφείλονται και παρέχει πληροφορίες σχετικά με την προθεσμία και τον τόπο υποβολής τους. Μπορούν επίσης να λειτουργήσουν ως επίσημη απόδειξη της μεταβίβασης της κυριότητας. Με την αποδοχή του παραστατικού αποστολής και παραλαβής, ο αγοραστής συμφωνεί επίσης να πληρώσει. Εάν υπάρχει πρόβλημα με την αποστολή, ο αγοραστής μπορεί να χρειαστεί να υποβάλει αξίωση εντός καθορισμένης χρονικής περιόδου για να πληροί τις προϋποθέσεις για αποζημίωση, όπως μείωση του λογαριασμού για να αντικατοπτρίζει το γεγονός ότι η αποστολή δεν ολοκληρώθηκε.
Εκτός από τους αγοραστές και τους πωλητές, άλλα μέρη μπορεί να θέλουν επίσης να δουν αυτό το έγγραφο. Οι αγοραστές που σκοπεύουν να χρησιμοποιήσουν ένα πιστωτικό όριο για πληρωμή, για παράδειγμα, μπορεί να χρειαστεί να υποβάλουν το έγγραφο συλλογής για να αποδείξουν ότι η αποστολή πραγματοποιήθηκε και να παράσχουν τεκμηρίωση. Από την πλευρά της τράπεζας, αυτό μπορεί να είναι σημαντικό εάν ο αγοραστής επιχειρήσει αργότερα να αμφισβητήσει την πληρωμή. Ομοίως, οι ασφαλιστικοί αντιπρόσωποι μπορούν να ζητήσουν αντίγραφα, όπως και οι επιθεωρητές ναυτιλίας, οι οποίοι χρειάζονται τεκμηρίωση για το τι διέρχεται από τα λιμάνια τους.
Τέτοια έντυπα παράγονται συχνά σε πολλαπλά αντίγραφα για να επιτρέψουν στους πωλητές να διατηρήσουν τα αντίγραφά τους ενώ παρέχουν στους αγοραστές πολλαπλάσια για αρχεία, υποβολή με πληρωμή και υποβολή προσφορών σε ρυθμιστικούς φορείς, εάν είναι απαραίτητο. Οι αγοραστές θα πρέπει να βεβαιωθούν ότι τα αντίγραφα των παραστατικών συλλογής που λαμβάνουν είναι ακριβή και πλήρη, με όλες τις απαραίτητες πληροφορίες. Εάν υπάρχουν αποκλίσεις, μπορούν να το αναφέρουν στους πωλητές. Η διατήρηση τέτοιων εγγράφων συνιστάται για την παροχή απόδειξης της συναλλαγής σε περίπτωση διαφωνιών σχετικά με την ιδιοκτησία, την πληρωμή, τη φορολογική υποχρέωση και άλλα ζητήματα.