Μια αποστολή συλλογής μετακυλίει τα τέλη μεταφοράς στον παραλήπτη, αντί να τα κάνει ευθύνη του αποστολέα. Τέτοιες αποστολές συχνά αποστέλλονται υπό τους γνωστούς όρους μεταφοράς επί του πλοίου (FOB), όπου ο πωλητής συμφωνεί να πληρώσει το κόστος για τη μεταφορά των αποστολών σε ένα λιμάνι και σε ένα πλοίο, αλλά ο αγοραστής είναι υπεύθυνος για οτιδήποτε άλλο. Οι όροι αποστολής συνήθως περιγράφονται σε συμφωνίες πώλησης και συμβόλαια για να βεβαιωθείτε ότι κάθε μέρος έχει επίγνωση των προσδοκιών. Σε περίπτωση διαφωνίας, αυτή η τεκμηρίωση μπορεί να βοηθήσει στην επίλυση του προβλήματος.
Σύμφωνα με τους όρους μιας αποστολής συλλογής, ο πωλητής ή ο πράκτορας είναι υπεύθυνος για τη συσκευασία του φορτίου με υπευθυνότητα, σε ανθεκτικά δοχεία που θα αντέχουν την αποστολή και τη μεταφορά του σε μια ναυτιλιακή εταιρεία ή τη διευθέτηση της παραλαβής του. Για μεγάλες αποστολές που μετρώνται σε φορτία εμπορευματοκιβωτίων, συνήθως η επιχείρηση απαιτεί μεταφορά σε λιμάνι ή ναυπηγείο εμπορευμάτων. Ένα μικρό πακέτο από μια επιχείρηση σε έναν πελάτη, από την άλλη πλευρά, θα μπορούσε να παραληφθεί από έναν οδηγό σε μια διαδρομή παράδοσης.
Ο πωλητής αναλαμβάνει τα έξοδα που σχετίζονται με την παραλαβή της αποστολής συλλογής στη ναυτιλιακή εταιρεία και τη φόρτωσή της στο πλοίο, εάν υπάρχει. Σε αυτό το σημείο, όλα τα έξοδα γίνονται ευθύνη του αγοραστή. Αυτά περιλαμβάνουν το πάγιο κόστος που σχετίζεται με τη ναυτιλία καθώς και τυχόν επιπλέον πληρωμές για ασφάλιση, φόρους, δασμούς και διάφορες άλλες χρεώσεις που μπορεί να προκύψουν. Οι πωλητές ενδέχεται να παρέχουν στους αγοραστές εκτιμήσεις σχετικά με αυτά τα κόστη ή πληροφορίες σχετικά με τον τρόπο λήψης τους από τη ναυτιλιακή εταιρεία, ώστε να γνωρίζουν τι να περιμένουν.
Η ορολογία που χρησιμοποιείται στη ναυτιλία δεν είναι διεθνώς συνεπής. Οι εταιρείες δεν επιτρέπεται να αναφέρονται σε “συλλογή αποστολών”, αντί να χρησιμοποιούν όρους όπως “παραλαβή φορτίου” ή άλλους. Οι αγοραστές και οι αντιπρόσωποι που δεν είναι σίγουροι για τις ευθύνες τους μπορούν να ζητήσουν διευκρινίσεις και λεπτομερή συζήτηση των όρων που χρησιμοποιούνται. Αυτό τους επιτρέπει να προσδιορίσουν για ποιες δαπάνες θα βαρύνουν, ώστε να μπορούν να προετοιμαστούν ή να διαπραγματευτούν, εάν είναι απαραίτητο. Ένας αγοραστής μπορεί, για παράδειγμα, να ζητήσει από τον πωλητή να καλύψει τα έξοδα αποστολής ως μέρος μιας διαπραγμάτευσης.
Μόλις τα εμπορεύματα παραδοθούν στον αγοραστή και φανούν ότι είναι εντάξει, οι καθαροί όροι χρέωσης της ναυτιλιακής εταιρείας αρχίζουν να ισχύουν για την αποστολή συλλογής. Ο πελάτης έχει ένα καθορισμένο χρονικό διάστημα, όπως 30 ημέρες, για να πληρώσει τον λογαριασμό. Εάν υπάρχει πρόβλημα, ο αγοραστής πρέπει να αμφισβητήσει τον λογαριασμό και να παράσχει τεκμηρίωση για την επίλυση του προβλήματος. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει απόδειξη ότι μια αποστολή συλλογής έφτασε κατεστραμμένη ή καθυστερημένη, υποστηρίζοντας έναν ισχυρισμό ότι ο λογαριασμός είναι παράλογος.