Επίσης γνωστό ως e-office, ένα ηλεκτρονικό γραφείο είναι ένας όρος που αναφέρεται σε οποιοδήποτε περιβάλλον γραφείου που κάνει σημαντική χρήση της τεχνολογίας των υπολογιστών για να λειτουργήσει. Ο όρος πρωτοεμφανίστηκε στα μέσα του 20ού αιώνα και άρχισε να μπαίνει σε κοινή χρήση κατά τη δεκαετία του 1980, καθώς περισσότερα περιβάλλοντα γραφείων δεν χρησιμοποιούσαν χειροκίνητες μεθόδους και άρχισαν να βασίζονται περισσότερο σε συνδυασμό επιτραπέζιων υπολογιστών, κεντρικών υπολογιστών και διακομιστών. για τη διαχείριση μιας σειράς εργασιών που σχετίζονται με τη δουλειά. Σήμερα, ένα ηλεκτρονικό γραφείο ταυτίζεται συχνότερα με το εικονικό γραφείο, το οποίο περιλαμβάνει τη χρήση ασύρματης τεχνολογίας που επιτρέπει στους ανθρώπους να εργάζονται σχεδόν από οπουδήποτε με τον κατάλληλο τύπο φορητού υπολογιστή ή φορητού υπολογιστή και μια αξιόπιστη ασύρματη σύνδεση.
Ένα από τα κύρια οφέλη ενός ηλεκτρονικού γραφείου είναι η δυνατότητα να βασίζεστε λιγότερο σε έντυπα έγγραφα για τη διαχείριση διαφορετικών επιχειρηματικών εργασιών. Για παράδειγμα, ένας λογιστής ή ένας επαγγελματίας χρέωσης θα είναι σε θέση να μειώσει σημαντικά τη χρήση των παραδοσιακών λογιστικών βιβλίων σε έντυπη μορφή, χρησιμοποιώντας λογιστικό λογισμικό για παραγγελίες λογαριασμών, για τη δημιουργία τιμολογίων, ακόμη και για την ανάρτηση πληρωμών που έχουν ληφθεί σε εκκρεμή τιμολόγια. Με τον ίδιο τρόπο, ένας πωλητής μπορεί να επωφεληθεί από τη χρήση ενός ηλεκτρονικού γραφείου χρησιμοποιώντας μια βάση δεδομένων πωλήσεων και όχι διατηρώντας αρχεία χαρτιού για κάθε υποψήφιο και πελάτη. Ακόμα και πολλά γραφικά καθήκοντα, όπως η συγγραφή επιστολών ή η προετοιμασία παρουσιάσεων, μπορούν πλέον να γίνουν ηλεκτρονικά, μειώνοντας περαιτέρω την κατανάλωση χαρτιού, καθιστώντας ταυτόχρονα ευκολότερη την οργάνωση των δεδομένων και την εύκολη ανάκτηση.
Μαζί με τη μείωση της κατανάλωσης χαρτιού που σχετίζεται με την εκτέλεση διαφόρων εργασιών, ένα ηλεκτρονικό περιβάλλον γραφείου παρέχει επίσης υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας. Οι χρήστες μπορούν να προστατεύσουν με κωδικό πρόσβασης διάφορα έγγραφα, να περιορίσουν την πρόσβαση σε βάσεις δεδομένων με κωδικούς πρόσβασης, ακόμη και να κλειδώσουν την πρόσβαση σε αρχεία που έχουν τοποθετηθεί σε κάποια απομακρυσμένη λύση αποθήκευσης δεδομένων κρυπτογραφώντας την πρόσβαση με κάποιο τρόπο. Αν και δεν είναι ανόητο, αυτό το επίπεδο ασφάλειας θεωρείται συνήθως βελτίωση σε σχέση με τη χρήση κλειδωμένων ντουλαπιών αρχειοθέτησης, χρηματοκιβωτίων και θησαυροφυλακίων που χρησιμοποιούνταν συνήθως πριν από την εμφάνιση του επιτραπέζιου υπολογιστή.
Ενώ το ηλεκτρονικό γραφείο δεν έχει εξαλείψει τη χρήση χαρτιού σε επιχειρηματικό περιβάλλον, η υπεύθυνη χρήση προγραμμάτων λογισμικού και δικτύων εταιρειών μειώνει σημαντικά την ανάγκη διατήρησης έντυπων εγγράφων. Δεδομένου ότι τα έγγραφα μπορούν να εκτυπωθούν όταν και όποτε είναι απαραίτητο, ο χώρος που απαιτείται για τη δημιουργία ενός ηλεκτρονικού γραφείου είναι σημαντικά μικρότερος, ένα πλεονέκτημα που είναι ιδιαίτερα σημαντικό όταν ο χώρος είναι σε υψηλή τιμή. Σε ορισμένες βιομηχανίες, η χρήση του εικονικού γραφείου επέτρεψε στους υπαλλήλους να εργάζονται εξ αποστάσεως και όχι σε κεντρική τοποθεσία, όφελος που μπορεί να μειώσει σημαντικά το λειτουργικό κόστος.
SmartAsset.