Ένα πρότυπο προσφοράς είναι μια μορφή εγγράφου που χρησιμοποιείται από οργανισμούς που υποβάλλουν προσφορές είτε για να λάβουν χρηματοδότηση για ένα έργο είτε για να κερδίσουν ένα εμπορικό έργο. Σε ορισμένες περιπτώσεις, υπάρχει ένα τυπικό πρότυπο προσφοράς που εκδίδεται από τον οργανισμό και εξετάζει τις ανταγωνιστικές προσφορές. Σε άλλες περιπτώσεις, οι προσφέροντες ενδέχεται να έχουν τα δικά τους πρότυπα που χρησιμοποιούνται για υποβολή προσφορών σε πολλά σενάρια.
Η απλούστερη μορφή προτύπου προσφοράς είναι αυτή που είτε περιλαμβάνεται στο λογισμικό εγγράφων εμπορικού γραφείου είτε παράγεται ανεξάρτητα. Συνήθως αυτά είναι απλά περιγράμματα εγγράφων που περιλαμβάνουν τα περισσότερα από τα θέματα που καλύπτονται από μια επίσημη προσφορά. Σε ορισμένες περιπτώσεις, το πρότυπο μπορεί να ρυθμιστεί για να λειτουργεί με βάση δεδομένων εταιρείας, έτσι ώστε ο υπολογιστής να μπορεί να ανακτήσει αυτόματα και να εισαγάγει τις σχετικές πληροφορίες. Ενώ η χρήση αυτής της μορφής προτύπου μπορεί να είναι μια απλή και εύκολη επιλογή, ιδίως για οργανισμούς που δεν διαθέτουν πόρους, δεν θα έχει πάντα όλες τις πληροφορίες που είτε ο οργανισμός υποβολής προσφορών θέλει να παράσχει είτε ο οργανισμός που εξετάζει τις προσφορές θέλει να λάβει.
Μια άλλη επιλογή είναι ένας οργανισμός που πραγματοποιεί πολλές προσφορές με πολλούς οργανισμούς να έχει το δικό του πρότυπο προσφοράς. Αυτό θα είναι ένα τυπικό περίγραμμα εγγράφων προσβάσιμο και θα χρησιμοποιείται από όλο το προσωπικό. Το κύριο πλεονέκτημα αυτού είναι ότι διευκολύνει τους διευθυντές και τα οικονομικά τμήματα να εξετάσουν τις προσφορές πριν τις εγκρίνουν για υποβολή. Επίσης, διασφαλίζει ότι το λιγότερο έμπειρο προσωπικό φροντίζει να περιλαμβάνει όλες τις λεπτομέρειες που η εταιρεία πιστεύει ότι είναι σημαντικό να αναφέρονται στις προσφορές.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, ο οργανισμός που θα εξετάσει τις προσφορές θα εκδώσει το δικό του τυπικό πρότυπο προσφοράς. Αυτό θα διασφαλίσει ότι λαμβάνει τις προσφορές σε συνεπή μορφή και ότι ζητείται από τους πλειοδότες τις συγκεκριμένες πληροφορίες που χρειάζεται ο οργανισμός για να αξιολογήσει κάθε προσφορά. Αυτό το σύστημα μπορεί να είναι προβληματικό εάν το πρότυπο λειτουργεί σωστά μόνο όταν χρησιμοποιείται σε συγκεκριμένο λογισμικό επεξεργασίας εγγράφων, ιδιαίτερα στην περίπτωση ενός δημόσιου οργανισμού που απαιτείται να καταστήσει τη διαδικασία υποβολής προσφορών προσβάσιμη σε όλους τους υποψήφιους. Τέτοια πρότυπα πρέπει επίσης να επιτρέπουν κάποια ευελιξία για την αντιμετώπιση των υποψηφίων που πρέπει να παρέχουν πληροφορίες που δεν καλύπτονται από τη μορφή.
Παρά αυτά τα ζητήματα, ένας οργανισμός που υποβάλλει προσφορά θα πρέπει πάντα να χρησιμοποιεί σχεδόν πάντα το παρεχόμενο πρότυπο προσφοράς. Σε αντίθετη περίπτωση, μπορεί να σημαίνει ότι η προσφορά απορρίπτεται αυτόματα, ιδίως σε περιπτώσεις όπου υπάρχει μεγάλος αριθμός προσφερόντων. Η προσεκτική μελέτη και συμπλήρωση του υποδείγματος προσφοράς μπορεί επίσης να δώσει μια εικόνα για το τι ψάχνει ο οργανισμός που αξιολογεί τις προσφορές, δίνοντας έτσι στον πλειοδότη μια καλύτερη ευκαιρία να προσαρμόσει την προσφορά του.
SmartAsset.