Η συγγραφή προσφορών είναι απαραίτητο μέρος επιβίωσης και ύπαρξης για πολλές εταιρείες. Οι εταιρείες πρέπει να κερδίσουν προσφορές για να παραμείνουν στην επιχείρησή τους και οι προτάσεις υποβολής προσφορών γίνονται μέσω της σύνταξης των προσφορών. Οι πηγές χρηματοδότησης από τις οποίες υποβάλλονται οι προσφορές είναι περιορισμένες, καθιστώντας μια καλή γραπτή προσφορά απαραίτητη. Η εξασφάλιση αυτών των κεφαλαίων για μια εταιρεία είναι επίσης μια δύσκολη, ανταγωνιστική διαδικασία, καθώς όλες οι εταιρείες χρειάζονται χρήματα κάθε φορά.
Η συγγραφή προσφορών είναι μια δεξιότητα που μπορεί να βελτιωθεί και να ενισχυθεί με το χρόνο και την εξάσκηση. Ορισμένες επιχειρήσεις έχουν τους δικούς τους συντάκτες προσφορών εντός της εταιρείας, ενώ άλλες χρησιμοποιούν υπηρεσίες που γράφουν προσφορές, αιτήματα για προτάσεις και πρότυπα προσφορών. Το αίτημα για πρόταση (RFP) είναι ένα έγγραφο που αποτελεί μέρος της διαδικασίας υποβολής προσφορών που χρησιμοποιείται για την υποβολή πρότασης για μια συγκεκριμένη υπηρεσία. Ένα πρότυπο αίτησης για πρόταση είναι συνήθως παρόμοιο με ένα πρότυπο προσφοράς ή ένα πρότυπο γενικής πρότασης. Αυτά αποτελούνται από βασικές μορφές που ο συγγραφέας προσφοράς μπορεί να χρησιμοποιήσει ως αφετηρία και από εκεί να προσαρμόσει το ύφος και τη γλώσσα γραφής στην εταιρεία που εκπροσωπεί.
Καθώς η συγγραφή προσφορών πρέπει συνήθως να γίνεται σε μια αυστηρή προθεσμία για την εξασφάλιση των απαραίτητων κεφαλαίων, οι εταιρείες συχνά στρέφονται σε υπηρεσίες γραφής για να συντάξουν τις προσφορές τους. Αυτές οι υπηρεσίες θα περιλαμβάνουν συχνά συμβουλευτικές προσφορές, ερωτηματολόγιο προεπιλογής, RFP, υποβολή πρόσκλησης για διαγωνισμό (ITT), διόρθωση, επεξεργασία, έρευνα, προετοιμασία όλων των εγγράφων και εκπαίδευση παρουσίασης. Μερικές φορές η εταιρεία πρέπει να παρουσιάσει την προσφορά της πριν από τον όμιλο που παρέχει τη χρηματοδότηση. Ο οργανισμός που φροντίζει για τη σύνταξη της προσφοράς είναι συχνά πρόθυμος να παρέχει εκπαιδευτικές συνεδρίες στην εταιρεία σχετικά με τις καλύτερες τακτικές και στρατηγικές που πρέπει να χρησιμοποιήσει κατά την παρουσίαση της προσφοράς.
Πριν από τη σύνταξη της προσφοράς, μια εταιρεία πρέπει να συγκεντρώσει όλα τα οικονομικά αρχεία και τα στοιχεία της, συμπεριλαμβανομένων των φορολογικών καταστάσεων και των στοιχείων μισθοδοσίας. Πρέπει επίσης να λάβετε ένα έντυπο προσφοράς και ένα φύλλο πρότασης προσφοράς, το οποίο περιγράφει όλους τους κανόνες που πρέπει να τηρούνται στην προσφορά. Το πρόσωπο ή ο οργανισμός που συντάσσει την προσφορά πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη τις εκθέσεις επιθεώρησης. Συχνά, οι προσφορές δεν θα ληφθούν καν υπόψη αν η προσφορά δεν περιέχει την κατάλληλη έκθεση επιθεώρησης του κτιρίου ή του γραφείου από όπου εκδίδεται η προσφορά.
Όλοι οι όροι της προσφοράς πρέπει να περιγράφονται ρητά στο έγγραφο, δεδομένου ότι η προφορική αλληλογραφία δεν τηρείται πάντα. Η καλύτερη συμβουλή για τη συγγραφή προσφορών είναι να το φροντίσετε νωρίς. Μην περιμένετε μέχρι να πλησιάσει η προθεσμία γιατί η προσφορά θα είναι βιαστική και οι αξιολογητές θα το παρατηρήσουν. Οι προσφορές πρέπει να είναι καλά σχεδιασμένες. Αυτό συχνά επιτυγχάνεται καλύτερα με τη χρήση ενός περιγράμματος πριν από τη συγγραφή. Βεβαιωθείτε ότι η γραφή είναι πειστική και ελκυστική, καθώς οι πιο επιτυχημένες προσφορές τραβούν αμέσως την προσοχή των αναγνωστών.
SmartAsset.