Ένας εικονικός εκτελεστικός βοηθός είναι ένας εκτός έδρας, συνήθως ελεύθερος, διοικητικός επαγγελματίας. Εκτελεί τις ίδιες ευθύνες και καθήκοντα με έναν παραδοσιακό διοικητικό βοηθό σε επίπεδο εκτελεστικού επιπέδου, με μια σημαντική προειδοποίηση. Οι εικονικοί βοηθοί, συμπεριλαμβανομένων των βοηθών που εξυπηρετούν εκτελεστικούς πελάτες, διαχειρίζονται όλες τις διοικητικές ή γραμματειακές εργασίες που δεν απαιτούν φυσική παρουσία. Σε αντίθεση με τους παραδοσιακούς εκτελεστικούς βοηθούς, ένας εικονικός εκτελεστικός βοηθός εργάζεται από μια απομακρυσμένη τοποθεσία ως ανεξάρτητος εργολάβος σε πολλά στελέχη και ιδιοκτήτες μικρών επιχειρήσεων ταυτόχρονα.
Οι βασικές διαφορές μεταξύ ενός παραδοσιακού βοηθού εκτελεστικού και ενός εικονικού εκτελεστικού βοηθού είναι η τοποθεσία και η σχέση εργασίας μεταξύ του στελέχους και του βοηθού. Με την έλευση της σύγχρονης τεχνολογίας, συμπεριλαμβανομένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, του λογισμικού παραγωγικότητας και των δυνατοτήτων εικονικής συνάντησης, η γεωγραφική τοποθεσία δεν αποτελεί πλέον εμπόδιο. Οι βοηθοί μπορούν να ζήσουν μίλια, ακόμη και ηπείρους μακριά από τα στελέχη που εκπροσωπούν. Επιπλέον, αντί για σχέση εργαζομένου-εργοδότη μεταξύ του εικονικού εκτελεστικού βοηθού και του στελέχους, η σχέση είναι σχέση παρόχου υπηρεσιών και πελάτη.
Σύμφωνα με επαγγελματικούς οργανισμούς όπως η Διεθνής Ένωση Διοικητικών Επαγγελματιών (IAAP), υπάρχουν δύο κύριοι τύποι διοικητικών βοηθών. Οι παραδοσιακοί γραμματείς και διοικητικοί βοηθοί αρχικού επιπέδου διαχειρίζονται εργασίες όπως ημερολόγια και προγραμματισμό, προετοιμάζουν έντυπη και προφορική επικοινωνία, διατηρούν έγγραφα και συστήματα αρχειοθέτησης, οργανώνουν ταξίδια και οργανώνουν ατζέντες συναντήσεων και δικαιολογητικά. Συγκριτικά, οι εκτελεστικοί βοηθοί διαχειρίζονται τα ίδια καθήκοντα για στελέχη και ανώτερα διευθυντικά στελέχη, καθώς και διατηρούν υψηλότερα επίπεδα αρμοδιοτήτων, όπως η λήψη μικρών επιχειρηματικών αποφάσεων για λογαριασμό του στελέχους. Ανάλογα με τη συγκεκριμένη θέση, οι εκτελεστικοί βοηθοί μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για μια ποικιλία άλλων καθηκόντων, συμπεριλαμβανομένης της προετοιμασίας ενημερωτικών δελτίων, της ενημέρωσης διαδικτυακών πληροφοριών προφίλ στελεχών ή της συντήρησης ενός ιστότοπου.
Λίγοι εικονικοί βοηθοί κάνουν τις ίδιες διακρίσεις μεταξύ της γενικής διοικητικής βοήθειας και της διοικητικής βοήθειας σε επίπεδο εκτελεστικού επιπέδου, όπως παρατηρήθηκε στους επιτόπου διοικητικούς επαγγελματίες. Αντίθετα, ως ιδιοκτήτης μιας μικρής επιχείρησης, ένας εικονικός βοηθός συνάπτει συμβόλαια με δύο ή περισσότερους πελάτες για να προσφέρει όποιες υπηρεσίες υποστήριξης χρειάζεται ο ιδιοκτήτης ή το στέλεχος της επιχείρησης. Οι περισσότεροι πελάτες αναζητούν έναν βοηθό εκτός ιστότοπου ο οποίος είναι σε θέση να υπηρετήσει σε οποιαδήποτε βοηθητική ιδιότητα, συμπεριλαμβανομένης της υπηρεσίας ως εικονικού εκτελεστικού βοηθού. Εξειδικευμένες δεξιότητες, όπως η χρήση πλατφορμών κοινωνικής δικτύωσης, η δημιουργία πολύπλοκων ιστότοπων, η τήρηση βιβλίων και άλλες δεξιότητες, είναι κοινές μεταξύ των εικονικών βοηθών.
Κάθε πρακτική εικονικής βοήθειας προσφέρει ποικίλα επίπεδα υπηρεσιών, ποσοστά και τύπους υπηρεσιών με βάση μια συγκεκριμένη αγορά -στόχο. Οι επιτυχημένοι εικονικοί βοηθοί διαθέτουν περισσότερες από ικανότητες διοικητικής υποστήριξης. Οι γνώσεις μάρκετινγκ, η διαχείριση των οικονομικών των μικρών επιχειρήσεων, η δυνατότητα εξωτερικής ανάθεσης έργων τόσο για τον βοηθό όσο και για τους πελάτες, καθώς και η σταθερή κατανόηση των μέσων κοινωνικής δικτύωσης και παρόμοιων αναδυόμενων τεχνολογιών, είναι επιτακτικές. Οι τιμές για εικονικούς βοηθούς βασίζονται συνήθως σε ώρες ή προσφέρονται ως σταθεροί πάροχοι, παρόμοιοι με τους λογιστές και τους νομικούς επαγγελματίες.