Επίσημος οργανισμός είναι μια ομάδα όπου οι δραστηριότητες των μελών συντονίζονται και ελέγχονται. Σε τέτοιες ομάδες συμμετέχουν τουλάχιστον δύο άτομα, αλλά δεν υπάρχει ανώτατο όριο. Τέτοιοι οργανισμοί ενσωματώνουν κοινές πρακτικές και συστήματα. Είναι πολύπλοκα δίκτυα. Οι επιχειρήσεις είναι ένα καλό παράδειγμα επίσημων οργανισμών, αλλά οι φιλανθρωπικές οργανώσεις, τα κυβερνητικά τμήματα και οι μη κυβερνητικές οργανώσεις είναι επίσης επίσημοι οργανισμοί.
Διαφέρουν από τις άτυπες οργανώσεις ως προς τη δομή τους. Οι άτυποι οργανισμοί είναι πιο ρευστοί και εξελίσσονται φυσικά, ενώ οι επίσημοι οργανισμοί είναι πιο άκαμπτοι. Τα μέλη άτυπων οργανώσεων συγκεντρώνονται μέσω κοινών στόχων, πεποιθήσεων ή αναγκών. Όλες οι επίσημες οργανώσεις περιέχουν σε κάποιο βαθμό άτυπα στοιχεία όπως οι κοινωνικές ομάδες και οι προσωπικές επιθυμίες και φιλοδοξίες των μελών τους.
Ο σκοπός ενός επίσημου οργανισμού είναι να εξασφαλίσει την επιβίωσή του. Με την οργάνωση της εταιρείας, οι ηγέτες ή οι ιδιοκτήτες περιμένουν από την εταιρεία ή τον όμιλο να επιτύχει τους στόχους και τους στόχους του. Μέσω αυτού, ελπίζουν ότι ο οργανισμός θα έχει επιτυχία. Σε χαμηλότερο επίπεδο, επιτρέπει στο προσωπικό να γνωρίζει τη θέση του, να υπάρχει καταμερισμός εργασίας και να συντονίζονται δραστηριότητες εντός του οργανισμού.
Οι δομές σε έναν επίσημο οργανισμό τείνουν να είναι αυθαίρετες. Αυτό σημαίνει ότι η ανώτερη διοίκηση της εταιρείας έχει αποφασίσει ποια θα είναι η δομή. Η μορφή και οι μηχανισμοί που χρησιμοποιεί η εταιρεία εξαρτώνται από τον τρόπο ανάπτυξης της εταιρείας και τη φιλοσοφία διαχείρισης. Ορισμένες εταιρείες εξελίσσονται φυσικά καθώς αναπτύσσονται, ενώ άλλες σχεδιάζονται από την αρχή. Οι προγραμματισμένες εταιρείες τείνουν να έχουν καλύτερες δομές από αυτές που εξελίσσονται.
Το κύριο πλεονέκτημα μιας επίσημης δομής είναι η ασφάλεια και η ασφάλεια που παρέχει στους εργαζόμενους και τη διοίκηση. Όλοι μέσα στον οργανισμό γνωρίζουν τη θέση τους, τον ρόλο τους και σε ποιον να αναφέρουν. Ο οργανισμός δημιουργεί μια αλυσίδα διοίκησης για ανώτερα διοικητικά στελέχη και στη συνέχεια χωρίζει την εταιρεία σε τμήματα. Αυτά τα τμήματα, με τη σειρά τους, έχουν τις δικές τους αλυσίδες διοίκησης.
Οι τυπικοί κανόνες και κανονισμοί προστατεύουν τα υποκειμενικά συμφέροντα. Πρώτον, ευθυγραμμίζουν τον οργανισμό με τους εθνικούς και τοπικούς κανόνες και κανονισμούς. Στη συνέχεια, καθορίζουν τον κώδικα συμπεριφοράς και τις επίσημες προσδοκίες μιας εταιρείας. Καθορίζουν διαδικασίες για όλα τα πιθανά στοιχεία των πρακτικών της εταιρείας. Καθορίζουν επίσης τις συνέπειες σε περίπτωση μη τήρησης των διαδικασιών.
Η επίσημη δομή οργάνωσης καθορίζει επίσης το εσωτερικό σύστημα επικοινωνίας της εταιρείας. Αυτό ρυθμίζει τον τρόπο με τον οποίο κάθε επίπεδο του οργανισμού αλληλεπιδρά με το παραπάνω και το παρακάτω. Έχουν σχεδιαστεί για να επιτρέπουν στις πληροφορίες να ρέουν τόσο πάνω όσο και προς τα κάτω στην αλυσίδα διοίκησης της εταιρείας. Οι εταιρείες συχνά επιτρέπουν σε ειδικά κανάλια επικοινωνίας να συνδέουν άμεσα την ανώτερη διοίκηση με τις κατώτερες βαθμίδες της εταιρείας.
Αυτός ο τύπος οργάνωσης επιδιώκει επίσης να αυτορυθμιστεί. Γνωστός ως επίβλεψη, ο οργανισμός καθορίζει τον τρόπο με τον οποίο τα μέλη και οι δραστηριότητες εξετάζονται και αναλύονται για τη βελτίωση της απόδοσης. Αυτό περιλαμβάνει επιχειρηματικές πρακτικές όπως εποπτεία, εκπαίδευση και διαχείριση κινδύνων.
SmartAsset.