Ένας σύμβουλος κατάρτισης, παρόμοιος με τους περισσότερους τύπους συμβούλων, είναι ένας έμπειρος επαγγελματίας γνώστης ενός συγκεκριμένου τομέα που προσφέρει υπηρεσίες σε μια εταιρεία. Σε αντίθεση με άλλους συμβούλους, ωστόσο, ένας σύμβουλος κατάρτισης είναι εξειδικευμένος στις διαδικασίες που χρησιμοποιούνται για την κατάρτιση με επαγγελματικό τρόπο. Οι συμβουλές και οι υπηρεσίες που προσφέρει αυτός ο σύμβουλος βοηθά τις επιχειρήσεις και άλλες ομάδες να εκπαιδευτούν πιο αποτελεσματικά. Οι περισσότεροι σύμβουλοι δεν εργάζονται για την επιχείρηση όπου προσφέρουν βοήθεια, αλλά μάλλον εργάζονται για τη δική τους εταιρεία συμβούλων ή μια μεγαλύτερη εταιρεία. Μπορεί επίσης να ταξινομηθεί ως ανεξάρτητος ανάδοχος, προσφέροντας υπηρεσίες βάσει σύμβασης που βασίζεται σε σύμβαση.
Ένας σύμβουλος κατάρτισης είναι πιθανό να έχει περισσότερους από έναν πελάτες κάθε φορά και μπορεί να μοιράσει ώρες μεταξύ διαφορετικών πελατών. Με αυτόν τον τρόπο, οι επιχειρήσεις μπορούν να έχουν πρόσβαση στη γνώση που μόνο ένας επαγγελματίας μπορεί να παράσχει σωστά χωρίς να χρειάζεται να προσλάβει έναν ειδικό για να εργαστεί εσωτερικά. Πολλοί οργανισμοί θεωρούν την κατάρτιση συμβούλων ως μια ευεργετική προσθήκη σε μια αποτελεσματική εσωτερική ομάδα εκπαίδευσης, ακόμη και αν η εταιρεία διαθέτει κάποια εμπειρία μέσα στην εταιρεία.
Οι σύμβουλοι κατάρτισης εργάζονται για να αναλύσουν τις διαδικασίες κατάρτισης που χρησιμοποιεί μια εταιρεία, βρίσκοντας προβλήματα στο σύστημα και στη συνέχεια αναπτύσσοντας τρόπους επίλυσής τους. Μετά την ανάλυση του συστήματος κατάρτισης που υπάρχει, οι σύμβουλοι κατάρτισης θα προσφέρουν συμβουλές σχετικά με τον τρόπο ανανέωσης της κατάρτισης υπό το πρίσμα του τομέα εμπειρίας τους. Θα παρατηρήσουν και θα αξιολογήσουν το σύστημα κατάρτισης, παρέχοντας έπειτα συμβουλές για την οργάνωση και τη δομή του συστήματος με βάση τα ευρήματά τους. Οι κοινές τεχνικές μπορούν να περιλαμβάνουν την εφαρμογή νέων μεθόδων, την αναδιάρθρωση ή την ενσωμάτωση βελτιωμένης τεχνολογίας. Ο τελικός στόχος των προσπαθειών τους είναι να μεγιστοποιήσουν την αποτελεσματικότητα στο τμήμα κατάρτισης.
Οι σύμβουλοι κατάρτισης μπορεί μερικές φορές να μην έχουν ειδικότητα. Πιο συχνά, ωστόσο, αποτελούν έναν πόρο σε έναν ή μερικούς συγκεκριμένους τομείς, ο οποίος συνδυάζει την κατάρτιση της γνώσης για τη δημιουργία εμπειρογνωμοσύνης που δεν μπορεί να παρασχεθεί αλλού. Όταν μια ομάδα κατάρτισης χρειάζεται πρόσβαση σε έναν εμπειρογνώμονα κατά τη διάρκεια ενός σταδίου ενός έργου, μπορεί να ζητήσει έναν σύμβουλο κατάρτισης για πολύτιμη βοήθεια στον συγκεκριμένο τομέα.
Προσφέροντας μια εξωτερική άποψη της εταιρείας, ένας σύμβουλος κατάρτισης μπορεί επίσης να αναδείξει προβλήματα που διαφορετικά θα μπορούσαν να περάσουν απαρατήρητα. Επιπλέον, ένας σύμβουλος κατάρτισης μπορεί να προσφέρει εμπειρογνωμοσύνη που, αν και δεν είναι εσωτερική, έχει την κατάλληλη εμπειρία, αλλά έγκαιρη και οικονομικά αποδοτική. Ενώ μέρος της δουλειάς τους μπορεί να περιλαμβάνει κατάρτιση των εκπαιδευτών, οι αρμοδιότητες ενός συμβούλου κατάρτισης δεν είναι απλώς η εκπαίδευση, αλλά η παροχή βοήθειας και επαγγελματικών συμβουλών σε αυτούς που το κάνουν.