Ο ρόλος ενός επαγγελματία διοικητικού βοηθού είναι ζωτικής σημασίας στη λειτουργία πολλών επιχειρήσεων. Αν και ένας επαγγελματίας βοηθός διοίκησης τείνει να έχει παρόμοια καθήκοντα με οποιονδήποτε διοικητικό βοηθό, έχει συνήθως περισσότερα χρόνια εμπειρίας και/ή πτυχίο κολλεγίου και συχνά θα συνεργάζεται με στελέχη της εταιρείας και μπορεί επίσης να λειτουργεί ως διευθυντής γραφείου. Οι εργασιακές αρμοδιότητες των διοικητικών βοηθών είναι ποικίλες, αλλά συχνά έχουν γραφικό χαρακτήρα. Κάθε διοικητικός βοηθός θα χρειαστεί την ικανότητα να συνεργάζεται καλά με άλλα άτομα, να έχει άριστες οργανωτικές ικανότητες και να είναι ικανός στην πληκτρολόγηση και την εργασία σε υπολογιστή.
Σύμφωνα με το Υπουργείο Εργασίας των ΗΠΑ, ένας επαγγελματίας διοικητικός βοηθός μπορεί να εργαστεί σε ένα γραφείο είτε με διοικητική είτε με γραφειακή ιδιότητα, διασφαλίζοντας ότι η επιχείρηση λειτουργεί αποτελεσματικά και αποτελεσματικά. Ορισμένα από τα καθήκοντά τους μπορεί να περιλαμβάνουν τη διαχείριση επικοινωνιών μεταξύ της επιχείρησης, των πελατών της και των υπαλλήλων της, όπως μέσω ταχυδρομείου, τηλεφώνου ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. προγραμματισμός συναντήσεων · καθορισμό ραντεβού? τήρηση προσεκτικών αρχείων αρχειοθέτησης ή ανάπτυξη συστήματος αρχειοθέτησης · βοήθεια άλλων εργαζομένων σε έργα ή έρευνες · και την οργάνωση ταξιδιού. Οι περισσότεροι επαγγελματίες διοικητικοί βοηθοί εκτελούν όλα αυτά τα καθήκοντα και περισσότερα.
Ορισμένες πρόσθετες ευθύνες μπορεί να περιλαμβάνουν την πρόσληψη και την εκπαίδευση νέων υπαλλήλων, την παροχή βοήθειας σε πελάτες ή πελάτες που έρχονται στο γραφείο και τη διατήρηση των προμηθειών του γραφείου. Αυτό μπορεί να σημαίνει λήψη αποθέματος προμηθειών και παραγγελία αυτού που χρειάζεται, καθώς και τήρηση προσεκτικών αρχείων τήρησης βιβλίων. Ένας επαγγελματίας διοικητικός βοηθός πρέπει να είναι εξοικειωμένος με τον τεχνολογικό εξοπλισμό στο γραφείο και να είναι σε θέση να εκτελέσει μικρές επισκευές ή να αποφασίσει πότε θα καλέσει κάποιον για να επισκευάσει ένα κομμάτι εξοπλισμού.
Ένας επαγγελματίας διοικητικός βοηθός χρειάζεται την ικανότητα να εργάζεται ανεξάρτητα και να λαμβάνει αποφάσεις. Θα πρέπει να αποφασίσει ποιες πληροφορίες πρέπει να διαβιβαστούν στο αφεντικό, καθώς και τι μπορεί να αντιμετωπιστεί ανεξάρτητα. Ένας διοικητικός βοηθός που λειτουργεί σε ρόλο διευθυντή γραφείου θα πρέπει να διασφαλίσει ότι τηρούνται οι πολιτικές γραφείου, οι οποίες μπορεί να αφορούν ζητήματα όπως ο ενδυματολογικός κώδικας ή το αίτημα για άδεια. Είναι επίσης σημαντικό να είστε βέβαιοι ότι ακολουθείται η αλυσίδα εντολών, εάν το γραφείο είναι ένα πιο επίσημο περιβάλλον.
Ορισμένοι επαγγελματίες διοικητικοί βοηθοί εκπαιδεύονται για να εργαστούν σε συγκεκριμένους τομείς, όπως ο νομικός ή ο ιατρικός τομέας. Αυτοί οι τομείς απαιτούν γενικά πρόσθετη εκπαίδευση για να μάθουν τη συγκεκριμένη ορολογία και μεθοδολογία του περιβάλλοντος στο οποίο θα εργαστούν. Οι βοηθοί σε αυτούς τους τομείς πληρώνονται συχνά υψηλότεροι μισθοί από ό, τι σε τυπικά περιβάλλοντα γραφείου.
Υπάρχουν πολλά προγράμματα πιστοποίησης και μεμονωμένα μαθήματα για την εκπαίδευση διοικητικών βοηθών. Αυτοί οι τύποι εκπαίδευσης και πιστοποιήσεων μπορούν να φαίνονται εξαιρετικοί σε ένα βιογραφικό και να βελτιώσουν τις πιθανότητες πρόσληψης. Πολλοί διοικητικοί βοηθοί, ωστόσο, απλώς μαθαίνουν τις πολύτιμες δεξιότητές τους στη δουλειά και κερδίζουν αυξήσεις και προαγωγές μέσα από χρόνια αξιόπιστης υπηρεσίας.
SmartAsset.