Ο έλεγχος σε μια επιχείρηση ή οργανισμό είναι μια αξιολόγηση της συμμόρφωσης. Ο εσωτερικός έλεγχος ποιότητας επικεντρώνεται συνήθως στην τήρηση του υφιστάμενου συστήματος διαχείρισης ποιότητας της εταιρείας, αν και μπορεί να αφορά και άλλους τομείς, όπως νόμους και κυβερνητικούς κανονισμούς. Οι εσωτερικοί έλεγχοι ποιότητας αποτελούν ένα προληπτικό μέσο για τον προσδιορισμό της ετοιμότητας για εξωτερικό έλεγχο και τον εντοπισμό τομέων που χρειάζονται βελτίωση.
Υπάρχουν ουσιαστικά τρεις τύποι ή επίπεδα ελέγχου που συμβαίνουν σε σχέση με μια επιχείρηση ή οργανισμό. Ένας εξωτερικός έλεγχος ποιότητας, που ονομάζεται επίσης έλεγχος τρίτου μέρους ή έλεγχος τρίτου επιπέδου, πραγματοποιείται από κάποια μορφή ανεξάρτητης οντότητας, όπως μια ρυθμιστική υπηρεσία. Το δεύτερο επίπεδο αναφέρεται σε αντιδράσεις από πελάτες ή τελικούς χρήστες. Ο τρίτος τύπος, ο εσωτερικός έλεγχος ποιότητας πραγματοποιείται από εσωτερική ομάδα ελέγχου.
Ο εσωτερικός έλεγχος ποιότητας είναι ένα πολύτιμο εργαλείο διαχείρισης. Τα σχόλια από άλλες πηγές, συμπεριλαμβανομένης της ικανοποίησης των πελατών και των ευρημάτων του εξωτερικού ελέγχου, αναφέρουν λεπτομερώς τα τελικά αποτελέσματα. Ο εσωτερικός έλεγχος ποιότητας παρέχει στη διοίκηση τα μέσα για να εξετάσει τις διαδικασίες της εταιρείας και την αποτελεσματικότητα των προϊόντων και των υπηρεσιών πριν φτάσει σε αυτό το σημείο. Η συχνότητα των ελέγχων ποικίλλει, ανάλογα με το μέγεθος και τη φύση κάθε επιχείρησης, αλλά γενικά συνιστάται να διενεργείται έλεγχος μία φορά το χρόνο.
Κανονικά, μια λίστα ελέγχου θα καθοδηγήσει τα στάδια και τα επιμέρους βήματα του ελέγχου. Οι λίστες ελέγχου για εσωτερικούς ελέγχους θα είναι συγκεκριμένες για κάθε επιχείρηση. Τα περισσότερα εξευγενίζονται και ενισχύονται καθώς η επιχείρηση μεγαλώνει και πολλά γίνονται μακρά και λεπτομερή. Σωστά συμπληρωμένες, αυτές οι λίστες ελέγχου γίνονται πολύτιμος πόρος για την ομάδα διαχείρισης.
Οι περισσότεροι έλεγχοι ξεκινούν με μια συνάντηση μεταξύ των ελεγκτών και της ομάδας διαχείρισης για να σκιαγραφηθεί το πεδίο της διαδικασίας και να αντιμετωπιστούν τυχόν ερωτήσεις ή ανησυχίες. Αυτό το βήμα στη συνέχεια επαναλαμβάνεται στο τέλος του ελέγχου για να συζητηθούν θέματα μη συμμόρφωσης και προτεινόμενες διορθωτικές ενέργειες. Οι εσωτερικοί έλεγχοι ποιότητας δεν πρέπει να επικεντρώνονται αποκλειστικά σε ελλείψεις, αλλά πρέπει επίσης να εντοπίζουν τομείς εξαιρετικής απόδοσης και να αναδεικνύουν πρακτικές που λειτουργούν καλά. Αυτό μπορεί να δημιουργήσει συνολικό ηθικό και να οδηγήσει σε πιο συνεργατικό κλίμα κατά τη διαδικασία του ελέγχου.
Ένα από τα βασικά βήματα του εσωτερικού ελέγχου ποιότητας είναι η σύσταση διορθωτικών ενεργειών που πρέπει να ληφθούν για την αντιμετώπιση των προβληματικών περιοχών. Γενικά, αυτές οι συστάσεις δεν είναι προαιρετικές και συνοδεύονται από μια ημερομηνία -στόχο για συμμόρφωση. Ο έλεγχος δεν θεωρείται ολοκληρωμένος μέχρις ότου τα ζητήματα αυτά διορθωθούν και επανεξεταστούν από την ομάδα ελέγχου.
SmartAsset.