Η αυτοματοποιημένη τιμολόγηση είναι μια ενέργεια κατά την οποία η τιμολόγηση αγαθών και υπηρεσιών πραγματοποιείται χωρίς να χρειάζεται να ετοιμαστεί το τιμολόγιο με το χέρι. Πολλά συστήματα τιμολόγησης αυτού του τύπου παρέχουν τη δυνατότητα δημιουργίας και αποστολής ηλεκτρονικών αντιγράφων των τιμολογίων στους πελάτες. Η χρήση αυτού του τύπου λογισμικού τιμολόγησης καθιστά δυνατή τη διαχείριση της διαδικασίας τιμολόγησης με μεγαλύτερη αποτελεσματικότητα, εξοικονομώντας χρόνο και χρήμα στην εταιρεία.
Υπάρχουν πολλά χαρακτηριστικά που είναι κοινά στο λογισμικό αυτοματοποιημένης χρέωσης. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το λογισμικό έχει σχεδιαστεί για να επιτρέπει τη δημιουργία προφίλ πελατών που περιέχουν όλα τα δεδομένα που απαιτούνται για την ακριβή προετοιμασία του τιμολογίου. Αυτά τα δεδομένα θα περιλαμβάνουν το όνομα πελάτη, τη διεύθυνση χρέωσης, την επαφή χρέωσης και μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εάν το τιμολόγιο πρόκειται να σταλεί ηλεκτρονικά. Στις περισσότερες περιπτώσεις, το πρόγραμμα αυτοματοποιημένης χρέωσης θα συλλέγει δεδομένα από άλλες πηγές που σχετίζονται με τη χρήση των πελατών ή θα επιτρέπει τη μη αυτόματη καταχώρηση παραγγελιών μόλις εκπληρωθούν. Στη συνέχεια, οι διαδικασίες εντός του συστήματος τιμολόγησης εφαρμόζουν τις κατάλληλες τιμές για κάθε παραγγελία και δημιουργούν ένα τιμολόγιο.
Ανάλογα με τον τρόπο διαμόρφωσης του συστήματος αυτοματοποιημένης χρέωσης, το τιμολόγιο μπορεί να εκτυπωθεί, μαζί με έναν συνοδευτικό φάκελο, αμέσως μετά τη δημιουργία του τιμολογίου. Ωστόσο, είναι δυνατό να ρυθμίσετε το λογισμικό έτσι ώστε τα τιμολόγια να εκτυπώνονται αυτόματα μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας. Υπάρχουν ακόμη και ορισμένα παραδείγματα λογισμικού που θα ζητήσουν από τα μηχανήματα να διπλώσουν το τιμολόγιο, να το εισαγάγουν σε έναν προδιευθυνόμενο φάκελο και να σφραγίσουν τον φάκελο. Όταν το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο χρησιμοποιείται ως μέσο παράδοσης, το σύστημα μπορεί να επισπεύσει την παράδοση αμέσως μετά τη δημιουργία του τιμολογίου ή να διαχειριστεί τη διαδικασία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια συγκεκριμένη ώρα της ημέρας, μια προσέγγιση που επιτρέπει στους ιδιοκτήτες επιχειρήσεων να ερευνούν τα τιμολόγια πριν από την αποστολή τους.
Τα συστήματα ηλεκτρονικής χρέωσης αυτού του τύπου περιλαμβάνουν μερικές φορές τη δυνατότητα λήψης και εφαρμογής πληρωμών σε εκκρεμή τιμολόγια. Για παράδειγμα, τα τιμολόγια ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να περιέχουν έναν ενσωματωμένο σύνδεσμο που επιτρέπει στον πελάτη να πραγματοποιήσει αμέσως την πληρωμή μετά τη λήψη και τον έλεγχο του τιμολογίου. Αντί να απαιτεί από ένα άτομο να λάβει την πληρωμή και να την εισαγάγει με μη αυτόματο τρόπο στη βάση δεδομένων Εισπρακτέων λογαριασμών, το λογισμικό αναγνωρίζει την πληρωμή, την εφαρμόζει στον κατάλληλο αριθμό τιμολογίου και αφαιρεί αυτό το ποσό από το υπόλοιπο του λογαριασμού πελάτη.
Η αυτοματοποιημένη χρέωση λειτουργεί πολύ καλά σε περιπτώσεις όπου ένας πελάτης έχει πάγια εντολή ή υπάρχει επαναλαμβανόμενη πληρωμή που πρέπει να ζητηθεί σε εβδομαδιαία ή μηνιαία βάση. Με αυτήν την εφαρμογή, το σύστημα μπορεί να ρυθμιστεί ώστε να δημιουργεί αυτόματα μόνιμα ή επαναλαμβανόμενα τιμολόγια στους κατάλληλους πελάτες, εξαλείφοντας έτσι την ανάγκη για έναν ή περισσότερους υπαλλήλους να ξοδεύουν ώρες σε αυτήν την επαναλαμβανόμενη εργασία. Το τελικό αποτέλεσμα είναι ότι το προσωπικό μπορεί να χρησιμοποιηθεί για διαφορετικές λειτουργίες, επιτρέποντας την εργάσιμη ημέρα να είναι πιο παραγωγική και επομένως οικονομικά αποδοτική.
Η χρήση της αυτοματοποιημένης χρέωσης είναι συνηθισμένη σήμερα σε εταιρείες όλων των μεγεθών. Οι τύποι επιχειρήσεων που κυμαίνονται από τηλεπικοινωνίες έως ηλεκτρονικά καταστήματα λιανικής επωφελούνται από τη χρήση αυτού του τύπου λογισμικού. Εξοικονομώντας χρόνο και πόρους της εταιρείας, οι επιχειρήσεις είναι σε θέση να διατηρήσουν τα έξοδα χαμηλότερα και έτσι να παραμείνουν πιο ανταγωνιστικές.