Η αυτοματοποιημένη λογιστική είναι μια προσέγγιση για τη διατήρηση ενημερωμένων λογιστικών αρχείων με τη βοήθεια λογιστικού λογισμικού. Το επιχειρηματικό λογισμικό αυτού του τύπου διαμορφώνεται συχνά έτσι ώστε να επιτρέπει την εύκολη διασταυρούμενη καταχώρηση απαιτήσεων και υποχρεώσεων, εξαλείφοντας την ανάγκη εισαγωγής πολλαπλών καταχωρήσεων προκειμένου να τηρούνται λογιστικά αρχεία σύμφωνα με τις γενικά αποδεκτές λογιστικές αρχές. Πολλά από τα πιο δημοφιλή αυτοματοποιημένα λογιστικά συστήματα μπορούν να προσαρμοστούν για να ταιριάζουν στις ανάγκες της εταιρείας που αγοράζει το λογισμικό, καθιστώντας δυνατή τη δημιουργία προσαρμοσμένων αναφορών καθώς και τη χρήση των τυπικών μορφών αναφορών που περιλαμβάνονται στο πακέτο λογισμικού.
Η διαδικασία της αυτοματοποιημένης λογιστικής μπορεί να εξοικονομήσει πολύ χρόνο κατά την καταχώρηση πιστώσεων και χρεώσεων. Αντί να χρειάζεται να κάνετε εγγραφές σε διαφορετικά βιβλία, όπως συνηθίζεται με πιο παραδοσιακές μεθόδους, τα περισσότερα πακέτα λογισμικού λογιστικής είναι δομημένα έτσι ώστε να επιτρέπουν τη μη αυτόματη καταχώρηση της συναλλαγής σε ένα πεδίο σε μία σελίδα. Από εκεί, το λογισμικό συσχετίζει αυτόματα τη συναλλαγή με όλες τις άλλες σχετικές εγγραφές εντός του πακέτου λογισμικού. Μόλις εισαχθεί η συναλλαγή, τα δεδομένα θα συμπεριληφθούν σε οποιαδήποτε αναφορά που δημιουργείται και η οποία είναι δομημένη ώστε να καλύπτει την ημερομηνία αυτής της καταχώρισης.
Μαζί με την απλοποίηση της διαδικασίας της μη αυτόματης εισαγωγής δεδομένων σε ένα αυτοματοποιημένο λογιστικό σύστημα, πολλά πακέτα λογισμικού τήρησης βιβλίων μπορούν να συνδεθούν με πιστωτικές κάρτες και τραπεζικούς λογαριασμούς. Χρησιμοποιώντας τη διεπαφή που είναι ενσωματωμένη στο λογισμικό, οι πληρωμές μπορούν να αποστέλλονται σε προμηθευτές και να εφαρμόζονται αυτόματα στον κατάλληλο λογαριασμό προμηθευτή και τον κατάλληλο αριθμό τιμολογίου μέσα στα λογιστικά αρχεία. Ταυτόχρονα, οι πελάτες μπορούν να καταβάλουν μια ηλεκτρονική πληρωμή μέσω συνδέσμων που περιλαμβάνει το σύστημα με τυχόν ηλεκτρονικά τιμολόγια που διανέμονται σε αυτούς τους πελάτες. Χρησιμοποιώντας τη σύνδεση για την υποβολή πληρωμής, το λογισμικό λαμβάνει αυτόματα την πληρωμή, τη δημοσιεύει στον σωστό λογαριασμό πελάτη και τον σωστό αριθμό τιμολογίου και, στη συνέχεια, δρομολογεί την πληρωμή στον τραπεζικό λογαριασμό που έχει καθορίσει ο τελικός χρήστης.
Σήμερα, η αυτοματοποιημένη λογιστική θεωρείται βασικό συστατικό των περισσότερων στρατηγικών προγραμματισμού πόρων της επιχείρησης ή ERP. Οι ασφαλείς λειτουργίες και η εξοικονόμηση χρόνου μπορούν να αυξήσουν σημαντικά την αποτελεσματικότητα της λογιστικής ομάδας. Επιπλέον, το λογιστικό λογισμικό περιλαμβάνει δυνατότητες που επιτρέπουν τη δημιουργία και διανομή ηλεκτρονικών τιμολογίων στους πελάτες είναι ένα εξαιρετικά αποτελεσματικό εργαλείο. Η χρήση αυτών των δυνατοτήτων καθιστά δυνατή τη λήψη πληρωμών σε σύντομο χρονικό διάστημα, είτε επειδή ο πελάτης μπορεί να εγκρίνει την πληρωμή και να ταχυδρομήσει μια επιταγή σε λιγότερο χρόνο είτε επειδή χρησιμοποιεί την επιλογή υποβολής ηλεκτρονικής πληρωμής. Σε κάθε σενάριο, η εταιρεία επωφελείται από την αύξηση των εισπράξεων επί των απαιτήσεών της σε σύντομο χρονικό διάστημα, δίνοντας στην επιχείρηση πρόσβαση σε περισσότερα μετρητά για τη διαχείριση της καθημερινής λειτουργίας.