Μια αναφορά δωρεών είναι ένα έγγραφο που αποκαλύπτει πώς ένα μη κερδοσκοπικό ίδρυμα χρησιμοποιεί τα κεφάλαια που δωρίζονται. Αυτές οι εκθέσεις παράγονται από εκπαιδευτικά ιδρύματα, θρησκευτικές οργανώσεις και άλλους τύπους μη κερδοσκοπικών οργανισμών. Η έκθεση δωρεάς μπορεί να δημοσιοποιηθεί ή να είναι προσβάσιμη μόνο σε δωρητές και μέλη της κοινότητας. Μπορεί να εκδίδεται σε μηνιαία, τριμηνιαία ή ετήσια βάση, όπως απαιτείται από τους όρους της δωρεάς και τους τοπικούς οικονομικούς νόμους. Η χρήση των αναφορών δωρεών βοηθά στη διασφάλιση ότι τα ιδρύματα χρησιμοποιούν τα κεφάλαια υπεύθυνα και σύμφωνα με όλους τους ισχύοντες νόμους και πρότυπα.
Πολλά κληροδοτήματα διοικούνται από διοικητικό συμβούλιο ή παρόμοιο φορέα διαχείρισης. Αυτοί οι εκπρόσωποι κατανέμουν τα κεφάλαια στο πλαίσιο της δωρεάς με βάση τις πολιτικές και τους όρους της δωρεάς. Στη συνέχεια δημιουργούν μια αναφορά δωρεών για να ενημερώσουν τους ενδιαφερόμενους και τους δωρητές σχετικά με την κατάσταση αυτών των κεφαλαίων.
Η αναφορά δωρεών περιέχει μια σύντομη επισκόπηση των στόχων και των πολιτικών του ιδρύματος, συμπεριλαμβανομένων εκείνων που σχετίζονται με τον τρόπο επεξεργασίας των δωρεών. Περιλαμβάνει αναλυτικές οικονομικές καταστάσεις, οι οποίες δείχνουν τη συνολική αξία του κληροδοτήματος και πώς έχει αλλάξει από την έκδοση προηγούμενων εκθέσεων. Αυτή η έκθεση εξηγεί πού επενδύονται τα κεφάλαια και την απόδοση καθενός από αυτά τα επενδυτικά μέσα. Τέλος, το έγγραφο αποκαλύπτει πώς χρησιμοποιήθηκαν τα κεφάλαια. Για παράδειγμα, ένα εκπαιδευτικό ίδρυμα μπορεί να διαθέσει ένα συγκεκριμένο μέρος των κεφαλαίων για την παροχή υποτροφιών σε φοιτητές που αξίζουν, ενώ ένα άλλο ποσοστό χρησιμοποιείται για τη χρηματοδότηση κεφαλαιακών βελτιώσεων.
Η διάταξη και τα περιεχόμενα μιας αναφοράς δωρεών καθορίζονται από νόμους που διέπουν τις μη κερδοσκοπικές δωρεές και τα κεφάλαια δωρεών. Στις Ηνωμένες Πολιτείες, αυτές οι εκθέσεις πρέπει να συντάσσονται σύμφωνα με τα πρότυπα που ορίζονται από το Συμβούλιο Χρηματοοικονομικών Λογιστικών Προτύπων (FASB). Άλλες χώρες έχουν τους δικούς τους νόμους που διέπουν αυτές τις εκθέσεις. Ορισμένα ιδρύματα ενδέχεται να έχουν πολιτικές με πρότυπα που υπερβαίνουν τα πρότυπα αναφοράς που απαιτούνται από αυτούς τους νόμους, ενώ άλλα παρέχουν μόνο την ελάχιστη ποσότητα πληροφοριών που απαιτείται από τη νομοθεσία.
Οι εκθέσεις δωρεών παρέχουν πολυάριθμα οφέλη στον μη κερδοσκοπικό οργανισμό και στα ενδιαφερόμενα μέρη του. Βοηθούν την εταιρεία να ανταποκριθεί στις νομικές απαιτήσεις αναφοράς που είναι ζωτικής σημασίας για τη διατήρηση των φορολογικών πλεονεκτημάτων ενός μη κερδοσκοπικού κεφαλαίου ή καταπιστεύματος. Αποδεικνύοντας ότι οι δωρεές αντιμετωπίζονται με υπευθυνότητα, αυτές οι εκθέσεις ενθαρρύνουν επίσης νέους δωρητές να παρέχουν κεφάλαια που μπορούν να βοηθήσουν το ίδρυμα να συνεχίσει να εκπληρώνει τον στόχο του στο μέλλον. Χωρίς αυτές τις αναφορές, οι άνθρωποι μπορεί να διστάζουν να κάνουν δωρεές επειδή δεν θα ήξεραν ακριβώς πού πήγαιναν τα χρήματά τους. Μια εμπεριστατωμένη αναφορά δωρεών χρησιμεύει επίσης ως πολύτιμο εργαλείο μάρκετινγκ για το ίδρυμα, επειδή δείχνει μια αίσθηση διαφάνειας και ηθικής δέσμευσης.