Τι είναι η αναγνώριση κλήσης πολλαπλών γραμμών;

Πολλές επιχειρήσεις χρησιμοποιούν μια επιχειρηματική τηλεφωνική υπηρεσία που επιτρέπει σε πολλούς πελάτες να καλούν ταυτόχρονα χωρίς να λαμβάνουν σήμα κατειλημμένου. Ένα αναγνωριστικό καλούντος πολλαπλών γραμμών προσδιορίζει το όνομα και τον αριθμό κάθε καλούντος σε καθεμία από αυτές τις τηλεφωνικές γραμμές. Αυτά τα συστήματα μπορούν είτε να αγοραστούν ως λογισμικό, το οποίο εμφανίζει το όνομα και τον αριθμό των καλούντων σε μια οθόνη υπολογιστή, ενεργοποιημένα από το λογισμικό, είτε ως υλικό, που λειτουργεί ως αυτόνομη συσκευή. Το λογισμικό αναγνώρισης πολλαπλών γραμμών και τα προγράμματα υλικού διαθέτουν επίσης άλλες δυνατότητες, όπως αναγνώριση των καλούντων ανά χρώμα, αναγνώριση ποιων κλήσεων είναι εισερχόμενες και ποιες σε αναμονή και ένδειξη της διάρκειας κάθε κλήσης.

Το λογισμικό για αναγνώριση κλήσης πολλαπλών γραμμών είναι συνδεδεμένο στην κύρια τηλεφωνική γραμμή και μπορεί να εγκατασταθεί σε οποιονδήποτε υπολογιστή. Τα ονόματα και οι αριθμοί τηλεφώνου κάθε καλούντος εμφανίζονται στην οθόνη, με χρονολογική σειρά. Η δυνατότητα γρήγορης προβολής πολλών καλούντων διευκολύνει τη διαχείριση των εισερχόμενων κλήσεων και την αποφυγή αναπάντητων κλήσεων.

Αυτός ο τύπος λογισμικού έχει συχνά πρόσθετα χαρακτηριστικά που βελτιώνουν περαιτέρω την οργάνωση. Για παράδειγμα, το λογισμικό μπορεί να ταξινομεί τα ονόματα και τους αριθμούς των εισερχόμενων καλούντων και να χρησιμοποιεί εναλλασσόμενα χρώματα στην οθόνη, διευκολύνοντας την ανάγνωση της λίστας των κλήσεων. Το προηγμένο λογισμικό μπορεί να αντιστοιχίσει ένα μικρό εικονίδιο ή διαφορετικά χρώματα στους διαφορετικούς τύπους κλήσεων, όπως “εισερχόμενες”, “απαντήσεις και σε αναμονή” ή “αυτήν τη στιγμή σε κλήση με ιδιωτική γραμμή”. Το λογισμικό μπορεί επίσης να παρακολουθεί το χρονικό διάστημα που μια κλήση παραμένει σε αναμονή, δίνοντας στο άτομο που διαχειρίζεται τις κλήσεις έναν εύκολο τρόπο να δώσει προτεραιότητα στην απάντηση σε κάθε κλήση.

Το υλικό αναγνώρισης κλήσης πολλαπλών γραμμών είναι είτε μια αυτόνομη συσκευή που λειτουργεί με το τηλέφωνο είτε μια συσκευή που είναι ενσωματωμένη στο ίδιο το τηλέφωνο. Το υλικό έχει μια μικρή οθόνη που αναφέρει το όνομα και τον αριθμό τηλεφώνου του καλούντος και γενικά εμφανίζει τις κλήσεις με τη σειρά με την οποία ελήφθησαν. Τα περισσότερα συστήματα υλικού αναγνώρισης καλούντος πολλαπλών γραμμών έχουν γενικά χαρακτηριστικά, όπως να επιτρέπουν μια κλήση να τίθεται σε αναμονή, να μεταφερθεί σε άλλο γραφείο ή τηλεφωνική γραμμή και να απαντηθεί πατώντας ένα κουμπί ή πατώντας σε μια οθόνη αφής που βρίσκεται στο ίδιο το υλικό. Σε αντίθεση με το λογισμικό αναγνώρισης κλήσης πολλαπλών γραμμών που λειτουργεί μέσω οποιουδήποτε υπολογιστή, οι μονάδες υλικού πρέπει να είναι εγκατεστημένες σε κάθε γραφείο που χρειάζεται να χρησιμοποιήσει το αναγνωριστικό καλούντος.