Η ανάλυση επιχειρηματικών κενών μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να βοηθήσει στην επίτευξη ορισμένων στόχων. Αυτή η ανάλυση περιλαμβάνει μια περιγραφή της τρέχουσας κατάστασης της εταιρείας και του τι θέλει να επιτύχει η εταιρεία στο μέλλον. Η διαφορά μεταξύ αυτών των δύο στοιχείων είναι το κενό. Η ανάλυση περιλαμβάνει συγκεκριμένα βήματα δράσης που πρέπει να ολοκληρώσει η εταιρεία για να καλύψει αυτό το κενό και να επιτύχει τους στόχους της.
Για παράδειγμα, η Company X είναι ο κορυφαίος διανομέας κούκλας στην πολιτεία της Νέας Υόρκης. Η εταιρεία X θέλει να είναι ο κορυφαίος διανομέας κούκλας σε όλες τις Ηνωμένες Πολιτείες. Η εταιρεία X ολοκληρώνει μια ανάλυση που δείχνει πώς έγινε ο κορυφαίος διανομέας κούκλας στη Νέα Υόρκη. Αυτό θα περιλαμβάνει μια επισκόπηση κάθε πτυχής της επιχείρησης που συμβάλλει στην επιτυχία της Εταιρείας Χ, συμπεριλαμβανομένου του μάρκετινγκ, της λογιστικής, της τεχνολογίας πληροφοριών, της διαχείρισης και άλλων τμημάτων.
Η εταιρεία Χ θα περιγράψει στη συνέχεια τα πλεονεκτήματα της επίτευξης του στόχου της να γίνει ο κορυφαίος διανομέας στη χώρα. Οι στόχοι πρέπει να είναι συγκεκριμένοι και μετρήσιμοι. Σε αυτήν την περίπτωση, η εταιρεία Χ θα γίνει ο κορυφαίος διανομέας κούκλας σε εθνικό επίπεδο εντός τριών ετών. Η εταιρεία Χ θα μελετήσει στη συνέχεια τι πρέπει να κάνει για να φτάσει σε αυτόν τον στόχο. Το αποτέλεσμα της ανάλυσης της εταιρείας X θα ήταν ένα πλήρες σχέδιο ή έγγραφο ανάλυσης κενών, που περιλαμβάνει πληροφορίες για το πώς να γίνετε ο κορυφαίος διανομέας κούκλας σε εθνικό επίπεδο.
Η ανάλυση μπορεί να περιλαμβάνει επισκόπηση επιχειρηματικών εγγράφων, αρχείων και οικονομικών πληροφοριών, καθώς και συνεντεύξεις με μέλη του προσωπικού σε διάφορα τμήματα. Αφού συγκεντρωθούν όλες οι πληροφορίες, δημιουργείται μια αναφορά ανάλυσης κενών. Αυτό το έγγραφο συνήθως περιλαμβάνει μια εισαγωγή που δηλώνει τον σκοπό της ανάλυσης και τις μεθόδους που χρησιμοποιούνται για την ολοκλήρωση της μελέτης.
Η εισαγωγή ακολουθείται συνήθως από μια περίληψη της τρέχουσας κατάστασης, των στόχων που θέλει να επιτύχει η εταιρεία και του λεπτομερούς σχεδίου για την επίτευξη αυτών των στόχων. Αυτό το σχέδιο θα περιλαμβάνει λεπτομερή βήματα δράσης για κάθε τομέα της επιχείρησης, ένα χρονοδιάγραμμα για την ολοκλήρωση κάθε βήματος και έναν προϋπολογισμό που θα περιγράφει πόσο θα κοστίσει το σχέδιο. Μπορεί επίσης να συμπεριληφθεί ένα παράρτημα εγγράφων που υποστηρίζουν τυχόν ισχυρισμούς ή στατιστικά στοιχεία στο τελικό έγγραφο.
Το επόμενο βήμα θα ήταν να εγκρίνει η διοίκηση το σχέδιο δράσης και τον προϋπολογισμό. Εάν εγκριθεί, το σχέδιο τίθεται σε εφαρμογή. Απαιτείται παρακολούθηση κάθε βήματος για να διασφαλιστεί ότι το σχέδιο παραμένει εντός του χρονοδιαγράμματος και εντός του προϋπολογισμού. Εάν είναι επιτυχής, η εταιρεία θα επιτύχει τον στόχο που αναφέρεται στην έκθεση ανάλυσης κενών.
Οι επιχειρήσεις μπορούν να χρησιμοποιήσουν την ανάλυση κενών για να επιτύχουν στόχους σε επίπεδο εταιρείας ή για ένα συγκεκριμένο τμήμα ή περιοχή. Για παράδειγμα, μια εταιρεία που θέλει να μειώσει τα γενικά έξοδα θα μπορούσε να ολοκληρώσει μια ανάλυση χρηματοοικονομικού κενού. Ή μια εταιρεία που θέλει να επεκτείνει τη διανομή των προϊόντων της μπορεί να δημιουργήσει μια ανάλυση μάρκετινγκ. Η ανάλυση κενών μπορεί να βοηθήσει τις επιχειρήσεις να παραμείνουν ανταγωνιστικές και να βοηθήσει στη μέτρηση της πιθανής κερδοφορίας ενός στόχου. Αυτό μπορεί να βοηθήσει τη διοίκηση και το προσωπικό να κατανοήσουν και να ενθουσιαστούν με τα σχέδια που περιγράφονται στην ανάλυση.