Η ανάλυση λειτουργίας είναι μια διαδικασία που χρησιμοποιείται για τον προσδιορισμό της αποτελεσματικότητας διαφόρων πτυχών μιας επιχειρηματικής λειτουργίας. Οι περισσότερες αναφορές περιλαμβάνουν προσεκτικό έλεγχο των μεθόδων παραγωγής μιας εταιρείας, του κόστους υλικών, της εφαρμογής εξοπλισμού και των συνθηκών στο χώρο εργασίας. Συχνά προσέρχονται επαγγελματίες σύμβουλοι εκτός εταιρείας για να εκτελέσουν μια αμερόληπτη επιχειρησιακή ανάλυση, η οποία παρέχει σε μια εταιρεία σκληρά δεδομένα σχετικά με ζητήματα αποβλήτων και λειτουργικούς κινδύνους. Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν τις πληροφορίες από μια τέτοια ανάλυση για να αποφασίσουν ποιες αλλαγές πρέπει να γίνουν για τη βελτίωση των λειτουργιών.
Η διαδικασία συνήθως ξεκινά με μια περίοδο παρατήρησης: το άτομο ή η ομάδα που εκτελεί την ανάλυση παρακολουθεί και κρατά λεπτομερείς σημειώσεις για όλες τις καθημερινές λειτουργίες της επιχείρησης σε αυτό το αρχικό στάδιο. Ορισμένες λεπτομέρειες της παραγωγής και της εξυπηρέτησης πελατών μιας επιχείρησης ενδέχεται να χρονομετρηθούν ή να παρακολουθούνται κατά τη διάρκεια της περιόδου παρατήρησης για την παραγωγή στατιστικών πληροφοριών για την αναφορά. Συνήθως ζητείται από τους υπαλλήλους να εκτελούν εργασίες όπως θα έκαναν συνήθως και προσπαθούν να αγνοήσουν την παρουσία των αξιολογητών. Η επιτόπια παρατήρηση μπορεί να διαρκέσει μία ημέρα ή αρκετές εβδομάδες, ανάλογα με το μέγεθος της εταιρείας.
Οι εργαζόμενοι συνήθως προσέρχονται χωριστά για να εκφράσουν τις απόψεις και τις ανησυχίες τους σχετικά με την επιχείρηση στο προσωπικό ανάλυσης λειτουργιών κατά το δεύτερο βήμα της αξιολόγησης. Οι σημειώσεις από το στάδιο της παρατήρησης εξετάζονται συνήθως για να σχεδιαστούν χρήσιμες ερωτήσεις για τις συνεντεύξεις των εργαζομένων. Όσοι διεξάγουν την ανάλυση σχεδόν πάντα αναζητούν ωφέλιμες γνώσεις και ιδέες από τους υπαλλήλους που μπορούν αργότερα να συμπεριλάβουν στην αναφορά ανάλυσης. Συνήθως οι εργαζόμενοι καλούνται να εξηγήσουν πλήρως τη δουλειά τους και το επίπεδο παραγωγής που διατηρούν. Μερικοί υπάλληλοι φοβούνται αυτές τις συνεντεύξεις αξιολόγησης και πιστεύουν ότι τους κάνουν να υπερασπιστούν τη θέση τους εντός της εταιρείας. Η σαφής επικοινωνία του σκοπού της ανάλυσης μπορεί να είναι χρήσιμη όχι μόνο για το ηθικό των εργαζομένων, αλλά και για την απόκτηση των πιο ακριβών, αληθινών πληροφοριών.
Οι δηλώσεις κερδών και ζημιών και οι αναφορές ελέγχου αποθέματος συχνά αναζητούνται επίσης για να βρεθούν πρότυπα και λάθη για την ολοκλήρωση της έρευνας. Η αναθεώρηση αυτών των στοιχείων μπορεί να δώσει στο προσωπικό μια «μεγάλη εικόνα» για το τι είναι και τι δεν λειτουργεί για την εταιρεία. Η απεριόριστη πρόσβαση στις εκθέσεις της εταιρείας παρέχει πληροφορίες στο προσωπικό της επιχειρησιακής ανάλυσης για το πώς όλες οι πτυχές της επιχείρησης επηρεάζουν το τελικό αποτέλεσμα στον ισολογισμό.
Τα συμπεράσματα συντάσσονται σε μια τελική έκθεση που βασίζεται σε όλη την έρευνα που έγινε από το προσωπικό ανάλυσης λειτουργίας. Συνήθως επισημαίνονται οι τροποποιήσεις που έχουν τον μεγαλύτερο αντίκτυπο στο συντομότερο χρονικό διάστημα και τις περισσότερες φορές προτείνονται βελτιώσεις για τις πτυχές της επιχείρησης που εμφανίζουν τα υψηλότερα επίπεδα σπατάλης και αναποτελεσματικότητας. Το προσωπικό, το εργασιακό περιβάλλον και οι διαδικαστικές αλλαγές είναι από τις πιο κοινές συστάσεις μιας ανάλυσης λειτουργιών.