Η απόδειξη παράδοσης είναι ένα έγγραφο που επιβεβαιώνει την παράδοση ενός μηνύματος, αντικειμένου ή παραγγελίας. Υπάρχουν διάφοροι τρόποι χρήσης των αποδείξεων παράδοσης, συμπεριλαμβανομένων των ανταλλαγών αλληλογραφίας καθώς και της καταγραφής των παραγγελιών που αποστέλλονται από μια εταιρεία για παράδοση. Υπάρχουν διαθέσιμες γενικές εκδόσεις που μπορούν να συμπληρώσουν οι εταιρείες όπως απαιτείται, και πολλά προγράμματα λογισμικού που έχουν σχεδιαστεί για να βοηθούν στη μεταφορά παράγουν επίσης αποδείξεις παράδοσης.
Μια ρύθμιση όπου αυτός ο τύπος εγγράφου είναι κοινός είναι στο ταχυδρομείο, όπου οι αποστολείς μπορούν να ζητήσουν απόδειξη παράδοσης με επιπλέον χρέωση. Όταν φτάσει το ταχυδρομείο, ένας παραλήπτης πρέπει να το υπογράψει, επιβεβαιώνοντας την παράδοση. Αυτό επιτρέπει στον αποστολέα να γνωρίζει ότι η αλληλογραφία έφτασε με ασφάλεια. Μπορεί να είναι σημαντικό όταν υπάρχει προθεσμία ή παρόμοιο μέτρο και ο αποστολέας θέλει να έχει τεκμηρίωση σε περίπτωση διαφωνίας. Εάν ένας δικηγόρος ισχυριστεί ότι δεν έλαβε έγκαιρη επικοινωνία, ο αποστολέας μπορεί να χρησιμοποιήσει την απόδειξη παράδοσης για να αποδείξει το αντίθετο.
Το email μπορεί επίσης να συνοδεύεται από μια επιλογή απόδειξης παράδοσης. Ορισμένα αυτοματοποιημένα συστήματα αλληλογραφίας δημιουργούν αποδείξεις, ώστε οι αποστολείς να γνωρίζουν ότι τα email τους έφτασαν με ασφάλεια. Αυτό είναι ιδιαίτερα συνηθισμένο στην εξυπηρέτηση πελατών, όπου η απόδειξη θα παρέχει επίσης έναν αριθμό αναφοράς και ένα χρονικό πλαίσιο, ώστε ο αποστολέας να γνωρίζει πότε μπορεί να αναμένει να ακούσει νέα. Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου προέρχεται από μια αυτοματοποιημένη διεύθυνση και οι αποστολείς ενημερώνονται ότι δεν μπορούν να στείλουν μηνύματα σε αυτήν τη διεύθυνση και να περιμένουν απάντηση.
Στη ναυτιλία, πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν ένα σύστημα απόδειξης παράδοσης για να αντιμετωπίσουν τον κίνδυνο των αξιώσεων πελατών. Όταν ο πελάτης παραλαμβάνει μια αποστολή, πρέπει να την ελέγξει και να υπογράψει μια απόδειξη παράδοσης, αναφέροντας ότι την παρέλαβε πλήρως. Δεδομένου ότι οι αποστολές είναι συχνά σφιχτά συσκευασμένες και η υπηρεσία παράδοσης περιμένει να προχωρήσει στην επόμενη παράδοση, οι πελάτες μπορούν να υπογράψουν τα έντυπα χωρίς έλεγχο και να έχουν ένα σύντομο παράθυρο για να αμφισβητήσουν κάτι στη φόρμα. Ένα βιβλιοπωλείο, για παράδειγμα, θα μπορούσε να υπογράψει την τεκμηρίωση και στη συνέχεια να ανακαλύψει ότι στην πραγματικότητα είναι λίγα αντίτυπα από έναν τίτλο και να ζητήσει επιστροφή χρημάτων ή αποστολή.
Η απόδειξη παράδοσης μπαίνει στα αρχεία που αφορούν την αποστολή. Εάν ένας πελάτης ισχυριστεί ότι κάτι δεν έφτασε ποτέ, η εταιρεία μπορεί να τραβήξει την απόδειξη παράδοσης για να διερευνήσει την κατάσταση. Μπορεί να διαπιστώσει ότι τα προϊόντα παραδόθηκαν σε λάθος διεύθυνση ή δεν υπογράφηκαν από εξουσιοδοτημένο αντιπρόσωπο. Θα μπορούσε επίσης να καθορίσει ότι, σύμφωνα με τα αρχεία της, η αποστολή πήγε στο σωστό άτομο στο σωστό μέρος και η εταιρεία δεν έχει καμία προσφυγή.